- AI ผู้จดบันทึก กำลังกลายเป็นเรื่องปกติมากขึ้นเรื่อย ๆ จนเกิดความจริงใหม่ที่ว่า การประชุมมีหุ่นยนต์มากกว่าคนที่เข้าร่วมจริง
- พนักงานจำนวนมากไม่เข้าร่วมประชุมด้วยตนเอง แต่ ให้ AI บอตทำหน้าที่บันทึก อัดเสียง และสรุปแทน ซึ่งช่วยประหยัดเวลา แต่ก็มาพร้อมกับ มารยาทการทำงานรูปแบบใหม่และประเด็นความเป็นส่วนตัว
- แพลตฟอร์มประชุมหลักอย่าง Zoom, Teams, Google Meet ได้ใส่ ฟังก์ชันจดบันทึกด้วย AI มาในตัว และบริการอย่าง Otter.ai, Fathom เป็นต้น ก็รองรับการบันทึกการประชุมผ่าน AI agent
- AI ผู้จดบันทึก พูดแทนไม่ได้ แต่สามารถบันทึกแทนผู้เข้าร่วมจริงได้ และในอนาคตคาดว่า AI แบบ “digital twin” ที่ก้าวหน้ากว่านี้จะสามารถเข้าร่วมและลงมือทำแทนได้อย่างสมบูรณ์
- เมื่อการอัดเสียงและบันทึกกลายเป็นเรื่องปกติอยู่ตลอดเวลา ก็เกิดทั้งความกังวลและการเปลี่ยนแปลงหลายด้าน เช่น ความเป็นส่วนตัว ความเสี่ยงทางกฎหมาย การสูญเสียความหมายของข้อมูล และการทบทวนคุณค่าที่แท้จริงของการประชุม
การกลายเป็นเรื่องปกติของ AI ผู้จดบันทึกและการเปลี่ยนแปลง
- ผู้เข้าร่วมประชุมรายหนึ่งเคยเจอ การประชุม Zoom ที่มี AI บอตมากกว่ามนุษย์
- AI บางตัวใช้ช่วยผู้เข้าร่วม ขณะที่บางตัวถูกใช้เป็น ตัวแทนเข้าประชุมของผู้ที่ไม่ได้มา
- เจ้าตัวยอมรับว่าแม้จะบอกว่า “อยากคุยกับคน” แต่บางครั้งก็เคยส่ง AI ไปแทน
- หลังยุคโรคระบาด การประชุมทางไกลและวิดีโอคอลกลายเป็นเรื่องปกติ ทำให้ วัฒนธรรมการประชุม อย่างการปิดกล้อง ปิดไมค์ และการเข้าประชุมแทน ยังคงเปลี่ยนแปลงต่อไป
- Zoom, Teams, Google Meet เป็นต้น มี ฟังก์ชันบันทึก/สรุปด้วย AI ให้เป็นพื้นฐาน และแอปอย่าง Otter.ai ก็ถูกใช้เป็น AI meeting agent ด้วย
- ล่าสุด ChatGPT ก็เพิ่ม ฟังก์ชันจดโน้ตการประชุม (record mode)
การเข้าประชุมแทนด้วย AI ที่กำลังเปลี่ยนความสัมพันธ์ระหว่างมนุษย์และบรรทัดฐานทางสังคม
- การที่ AI รับหน้าที่แทนผู้เข้าร่วมในการรับรู้ประสบการณ์และบันทึกข้อมูล เป็นวิวัฒนาการตามธรรมชาติสู่ สังคมที่ทุกอย่างถูกบันทึกไว้
- Allie K. Miller ซีอีโอของ Open Machine ชี้ว่าสภาพแวดล้อมที่มีการอัดเสียงตลอดเวลากำลังเปลี่ยนพฤติกรรมมนุษย์
- มีคำแนะนำว่า “ให้ปิด AI ผู้จดบันทึกในช่วง 5 นาทีสุดท้ายของการประชุม” เพราะช่วงนั้นผู้คนจะพูดกันตรงไปตรงมามากขึ้นและเกิดการสนทนาจริง
- เธอเน้นว่า ต้องตระหนักไว้เสมอว่าทุกคำพูดสามารถถูกบันทึกและแชร์ได้ทุกเมื่อ
- ประสบการณ์อย่างการประชุม Zoom ที่มีแต่ AI ผู้จดบันทึกเข้าร่วม หรือ การประชุมที่ไม่มีคนจริงอยู่เลย ก็กำลังกลายเป็นเรื่องพบเห็นได้ทั่วไปมากขึ้น
- ทนายความ Joshua Weaver ชี้ว่าเครื่องมือบันทึกด้วย AI เพิ่ม ความเสี่ยงทางกฎหมาย (การดักฟัง ความเป็นส่วนตัวของข้อมูล ความปลอดภัย ฯลฯ)
- ในสหรัฐฯ ส่วนใหญ่สามารถอัดเสียงได้หากมีความยินยอมจากฝ่ายใดฝ่ายหนึ่ง แต่บางรัฐ (เช่น California) กำหนดให้ต้องได้รับความยินยอมจากผู้เข้าร่วมทุกคน
- ผู้จดบันทึกบางตัวไม่ปรากฏในรายชื่อผู้เข้าร่วมประชุม และ เก็บเฉพาะเสียงแบบมองไม่เห็น
ภาวะข้อมูลล้นเกินและการตั้งคำถามต่อแก่นแท้ของการประชุม
- Liz Henderson ที่ปรึกษาด้านกลยุทธ์จากสหราชอาณาจักร กังวลว่า บันทึกจาก AI ผู้จดบันทึกจะสะสมเป็นจำนวนมาก และจัดการความเป็นส่วนตัวได้ยาก
- เธอแสดงความไม่สบายใจหลังมีประสบการณ์ที่เนื้อหาการสนทนาของตนถูกเปิดเผยต่อสาธารณะ
- เธอยังเน้นประเด็นการปฏิบัติตามกฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลของยุโรป (GDPR) และสิทธิในการลบข้อมูล
- Neal Shah ซีอีโอของ CareYaya ชี้ว่า หากบันทึกสะสมมากจนสรุปและวิเคราะห์การประชุมได้ยาก ความหมายของข้อมูลก็จะสูญหายไป
- การประชุมที่มี AI ผู้จดบันทึกจำนวนมากอาจถูกมองเป็นสัญญาณของ ความไม่ใส่ใจจริงจัง ของผู้เข้าร่วม
- ครูใหญ่คนหนึ่งย้ำว่า “การประชุมที่ต้องมีการตัดสินใจสำคัญ ทุกคนควรเข้าร่วมด้วยตนเองและแสดงความคิดเห็น”
- ท้ายที่สุดแล้ว สำหรับผู้จัดการประชุม นี่กำลังกลายเป็นโอกาสให้ทบทวนอีกครั้งว่า จำเป็นต้องมีการประชุมจริงหรือไม่ หรือใช้อีเมลกับบันทึกข้อความก็เพียงพอแล้ว
3 ความคิดเห็น
อยากลองเปิดฟอรัมเพื่อพูดคุยถึงแก่นแท้ของการประชุมกันดูครับ/ค่ะ ในฟอรัมนั้นน่าจะได้ทบทวนทั้งประเด็นด้านจริยธรรม รวมถึงแนวทางเชิงปฏิบัติด้วย (จะมองสิ่งนี้เป็นวิกฤตหรือโอกาส จะนำไปใช้อย่างไร) และก็สงสัยด้วยว่าในมุมของความมั่นคงปลอดภัยสารสนเทศจะเป็นอย่างไร สำหรับนักออกแบบ หากตอนนำเสนอเรเฟอเรนซ์สามารถเชื่อมต่อแบบเรียลไทม์ได้ จนแค่พูดคำออกมา ไอเดียนั้นก็ถูกทำให้เป็นภาพและแชร์ให้ผู้เข้าร่วมประชุมเห็นได้ในพริบตา แบบนั้นก็คงอาจกลายเป็นรูปแบบที่สมบูรณ์ของ DX/AX ในวงการดีไซน์ก็ได้...ส่วนตัวผม/ดิฉันมองว่าเป็นปรากฏการณ์เชิงบวก แต่ในด้านความปลอดภัย ประเด็นใหญ่มากคงอยู่ที่เราจะเตรียมรับมือกับสิ่งนี้อย่างไร
ผมคิดว่าถ้าเป็นการประชุมแบบสื่อสารทางเดียวเพื่อส่งข้อมูล ซึ่งไม่ต้องมีปฏิสัมพันธ์กัน ก็คงไม่ต้องจัดประชุมเสียเลยน่าจะดีกว่า
ความคิดเห็นบน Hacker News
ลิงก์บันทึกถาวร
การประชุมพวกนี้มีความหนาแน่นของข้อมูลต่ำมาก จนต่อให้ AI สรุปให้ก็ยังรู้สึกว่าไม่คุ้มค่ากับเวลาของฉันเลย เรื่องนี้ไม่ใช่เพราะชนชั้นนำอะไรหรอก แต่เป็นเพราะผู้จัดการระดับกลางถึงค่อนข้างสูงชอบเปิดประชุมเพื่อเติมความสำคัญให้ตัวเองมากกว่า การสั่งงานด้วยปากทำให้อำนาจดูหนักแน่นกว่า และถ้าทำเป็นเอกสารก็จะเห็นช่องโหว่ชัดเลยไม่ชอบ ฉันคิดว่าการประชุมส่วนใหญ่เกิดมาเพื่อชดเชยทักษะการเขียนที่ง่อนแง่น
ฉันเดาว่าต้องมีผู้บริหารที่เห็นปรากฏการณ์นี้แล้วคิดว่า “พนักงานไม่เข้าประชุมแล้วก็อู้กันอยู่หรือเปล่า ไปเล่น Mario Kart กันมั้ง?” แต่ในความเป็นจริง หลายคนถูกประเมินจากการเข้าประชุมอยู่แล้ว และถ้ายังถูกดึงเวลาในช่วงประชุมนั้นไปอีก ก็จะยิ่งต้องไล่ตาม “กำหนดการบ้าบอ” ให้ทันจนเวลาขาดมือ สุดท้ายคือพยายามหาเวลามาทำงานที่สำคัญจริง ๆ แต่กลับอยู่ในสถานการณ์ประหลาดที่ทั้งต้องขาดประชุมและยังต้องส่งงานทันกำหนด
บริษัทเราก็เริ่มใช้ AI note taker ในการสัมภาษณ์แล้ว พูดตรง ๆ คือตอนแรกไม่ค่อยเชื่อใจ แต่ก็จำเป็นต้องใช้ สิ่งที่ทำให้ตกใจคือมันบันทึกเยอะเกินไป มี bullet point หลั่งไหลมาเป็นร้อยข้อ สุดท้ายการนั่งอ่านทวนทั้งหมดกลับเหนื่อยกว่าเดิม แถมยังผิดพลาดเยอะเพราะสำเนียงของผู้สมัครหรือปัญหาเสียง โดยพื้นฐานแล้วงานป้อนบันทึกหายไปก็จริง แต่การสรุปความประทับใจของตัวเองฉันก็ยังต้องกลับมาเขียนใหม่อยู่ดี แทบไม่รู้สึกถึงคุณค่าเชิงใช้งานจริงเลย เหมือนเป็นแค่ของแปลกที่ไม่ค่อยมีประโยชน์
ทุกคนที่นี่พูดกันว่า “การเขียน > การพูด” แต่ความจริงสำคัญคือคนมากกว่า 80% ของประชากร และน่าจะรวมถึงวิศวกรซอฟต์แวร์จำนวนไม่น้อย เกลียดการอ่านการเขียนแบบจริงจัง พวกเขามองการอ่านเป็นการบ้าน และตอนเรียนมหาวิทยาลัยหลายคนก็อ่านหนังสือเล่มสุดท้ายแค่ฉบับสรุป การเขียนสำหรับพวกเขาเป็นแค่จำนวนคำที่ต้องกรอกให้ครบ ไม่ได้มองเป็นเครื่องมือสื่อสาร พอเห็นประโยคเรียงต่อกันก็ไม่สนใจเนื้อหา แค่อยากให้มันจบ ๆ ไป นี่แหละความจริง นั่นจึงเป็นเหตุผลที่ chatGPT ถูกฝึกให้สรุปเป็น bullet point และคนถึงหมกมุ่นกับ PowerPoint มากขนาดนี้ มีคนจำนวนมากที่เห็นย่อหน้าเดียวก็กลัวแล้ว และเพราะคนเหล่านี้คือเพื่อนร่วมงาน เราจึงต้องปรับวิธีสื่อสารให้เข้ากับพวกเขา
จากประสบการณ์ของฉัน การประชุมส่วนใหญ่แทบจะเป็น “การนำเสนอ” ทั้งนั้น เป็นเหมือนการบังคับให้ทุกคนต้องดูวิดีโอแบบสด ๆ ทั้งที่จริงแล้วมันเป็นข้อมูลที่ควรปล่อยให้ไปดูย้อนหลังแบบ asynchronous ได้ตั้งแต่แรก แต่ด้วยธรรมเนียมแปลก ๆ ทุกคนจึงถูกเรียกมานั่งปรบมือและแสดงปฏิกิริยา
อาการคลาสสิกของการประชุมที่แย่มากคือ เมื่อ “การส่งต่อข้อมูล” กลายเป็นเป้าหมายของการประชุม ทั้งที่จริงควรแชร์ข้อมูลกันล่วงหน้า แล้วใช้เวลาประชุมเพื่อการร่วมมือและแก้ปัญหาเท่านั้น แบบนั้นทั้งประหยัดเวลาและแทบไม่ต้องใช้ AI note ด้วย หลักที่ฉันยึดคือ “no agenda, no attenda” ในยุค remote การประชุมยาวต่อเนื่องที่ไม่มี agenda จริง ๆ กลายเป็นเรื่องถี่มากจนไร้ประสิทธิภาพสุด ๆ
ฝันร้ายชัด ๆ ทั้งสัปดาห์เต็มไปด้วยการประชุมที่นิยามก็ยังไม่ชัด ทุกคนเอาตัวรอดเพื่อตัวเอง ตอนนี้ถึงขั้นไม่ต้องเข้าประชุมแล้วปล่อยให้ AI สรุปให้เสียด้วยซ้ำ ถ้าจะเขียนพรอมป์จริงก็คงประมาณว่า “ถ้ามันกระทบฉันก็ค่อยบอกนะ ถ้าฉันต้องทำอะไรเพื่อช่วยภาพลักษณ์ตัวเองก็บอกด้วย” หลักของฉันชัดเจนมาก: การประชุมมีไว้เพื่อตัดสินใจ และมีเฉพาะผู้มีส่วนเกี่ยวข้องกับการตัดสินใจนั้นเท่านั้นที่ต้องเข้าร่วม ต้องแชร์ agenda และประเด็นสำคัญล่วงหน้า และใช้เวลาไปกับการตัดสินใจเท่านั้น ถ้าใช้เวลา 10 นาที การประชุมก็ต้องมีแค่ 10 นาที เรื่องคุยเล่น สานสัมพันธ์ การนำเสนอ การรายงาน การระดมสมอง ต้องแยกจัดและติดป้ายให้ชัดเจนต่างหาก กิจกรรมและการเข้าร่วมก็ต้องมีเหตุผลที่ชัดเจนด้วย กฎแบบนี้ใช้ได้ผลดี และยังตัดอีเมล CC ไร้สาระทิ้งได้ตั้งแต่ต้น ถ้าไม่มีคำขอหรือการตอบกลับที่จำเป็นก็ห้าม CC เพื่อให้ทุกคนมีเวลาทำงานแบบไม่ถูกรบกวน แต่ถ้ามีชั้นผู้จัดการที่ไร้ความสามารถจนรักษาหลักพวกนี้ไม่ได้ มันก็น่าหดหู่จริง ๆ
ทำให้นึกถึงหนังเรื่อง Real Genius เลย นักศึกษาเอาแค่เครื่องอัดเสียงไปวางไว้ในห้องเรียน แล้วสุดท้ายอาจารย์ก็เปิดแต่เทปบันทึกการสอน กลายเป็นโครงสร้างประหลาด ๆ วิดีโอฉากดังบน YouTube
ช่วงหลังฉันใช้เครื่องมือ AI สำหรับจดโน้ตอย่างจริงจังมากขึ้น และโดยส่วนตัวรู้สึกว่ามันมีประโยชน์มาก แค่สร้างบัญชี หุ่นยนต์ก็เข้าไปประชุมอัตโนมัติและบันทึกได้แทบทุกอย่าง โดยเฉพาะเวลามีคนจากหลายพื้นเพและหลายสำเนียงมารวมกันยิ่งได้ผลมาก รู้สึกเหมือนมันช่วยชีวิตฉันไว้เป็นพันครั้ง แค่ดูสรุปหรือบันทึกเต็มของการประชุมก็มีประสิทธิภาพกว่านั่งเข้าร่วมเองเสียอีก