ปัญหาที่องค์กรเผชิญเมื่ออยู่ในภาวะงานล้นมือ
- มีงาน (tasks) มากเกินไปและมีสิ่งรบกวน (interruptions) อย่างต่อเนื่อง ทำให้ใช้เวลากับการเปลี่ยนลำดับความสำคัญมากกว่าการลงมือทำงานจริง
- โปรเจกต์และการส่งมอบล่าช้า เกิดวงจรที่ทั้งองค์กรต้องวุ่นวายไปหมด
- งานวิจัยจำนวนมากชี้ว่า ‘ภาระงานเกินพอดี’ ส่งผลลบต่อผลงานของทั้งบุคคลและองค์กร
- ความเครียดที่มากเกินไป → ความสามารถในการทำงานและความสามารถในการเรียนรู้ลดลง
สาเหตุและความเข้าใจผิดเกี่ยวกับภาวะงานล้นมือในองค์กร
- งานวิจัยด้านจิตวิทยาและการจัดการพบว่า มนุษย์จะทำผลงานได้ดีที่สุดเมื่อทำ “งานที่ท้าทายกว่าความสามารถปัจจุบันเล็กน้อย”
- แต่ในสถานการณ์จริง มักมีการมอบหมายงานในปริมาณที่ไม่สอดคล้องกับความสามารถ
- มักเข้าใจผิดว่าสาเหตุของภาวะงานล้นมือเกิดจากการขาดแคลนบุคลากรหรืองบประมาณเท่านั้น:
- แต่ในความเป็นจริง การออกแบบการไหลของงานเป็นสาเหตุที่สำคัญกว่า
- การเพิ่มคนเพียงอย่างเดียวไม่สามารถแก้ปัญหาได้ และอาจยิ่งเพิ่มความสับสนให้ระบบ
ความเสี่ยงและความไร้ประสิทธิภาพของภาวะงานล้นมือ
- เมื่อเกิดภาวะงานล้นมือ ความถี่ในการเปลี่ยนลำดับความสำคัญ/สลับงานจะสูงขึ้น ทำให้ผลิตภาพลดลงและความรู้สึกคับข้องใจเพิ่มขึ้น
- ภายในองค์กรจะเกิดการทำงานแบบ ‘เร่งด่วนเป็นพิเศษ (expediting)’ ซ้ำๆ จนยิ่งทำให้การไหลของงานทั้งระบบติดขัดมากขึ้น
- วิธีแบบนี้หายไปจากหน้างานการผลิต (อุตสาหกรรมการผลิตในอดีต) แล้ว แต่ในสภาพแวดล้อมของงานความรู้ยังคงมีอยู่
- พฤติกรรมที่ก่อให้เกิดความไร้ประสิทธิภาพ เช่น การติดต่อเพื่อนร่วมงานโดยตรงหรือการแทรกงานกลางคัน จะเพิ่มมากขึ้น
ความสำคัญของการควบคุมการไหลของงาน
- การออกแบบงานควรเป็นแบบ ‘พลวัต (dynamic)’ เพื่อให้ตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงที่รวดเร็วได้
- เมื่ออยู่ในภาวะงานล้นมือ ระบบจะช้าลงและความเร็วในการประมวลผลลดลง
- เปรียบเหมือนการไหลของการจราจรบนทางด่วน: ยิ่งมีรถยนต์ (งาน) มากเท่าไร ผลิตภาพโดยรวมยิ่งลดลง เวลาในการดำเนินการยิ่งเพิ่มขึ้น และเกิดการติดขัด
- เมื่องานเร่งด่วนเพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็ว → งานอื่นก็ล่าช้าตามไปด้วย → วงจรเลวร้ายดำเนินต่อเนื่อง
แนวทางแก้ไขและหลักปฏิบัติ
- ใช้ ‘หลักการควบคุมการไหลของงาน’:
- จัดการสถานะงานให้มองเห็นได้ชัดเจน (visual management)
- ติดตามเวลาที่ใช้จนงานเสร็จสมบูรณ์ (cycle time)
- ตรวจสอบว่าบุคลากรหลักกำลังอยู่ในภาวะงานล้นมือหรือไม่
- การค้นหาและคลี่คลายคอขวด (bottleneck) คือหัวใจสำคัญ:
- วิเคราะห์อย่างเข้มข้นในจุดที่ติดขัดซ้ำๆ หรือขั้นตอนอย่างการทดสอบ
- หากเกิดภาวะล้นมือเต็มรูปแบบ ให้ตรวจสอบและแก้ไขย้อนกลับจากลูกค้า → ไปยังแต่ละกระบวนการ
- ‘ปริมาณงานที่เหมาะสม’ จำเป็นต้องอาศัยการสังเกตและการปรับอย่างต่อเนื่อง
ยังไม่มีความคิดเห็น