- ผู้เขียนซึ่งทำงานเป็น Engineering Manager ที่ Google บริหารให้ทีมเริ่มการประชุมทุกครั้งช้ากว่าตรงเวลา 5 นาทีแทนที่จะเริ่มตรงเวลา
- การทำให้เป็นนิสัยว่าเริ่มประชุม หลังเวลาตรง 5 นาที (:05, :35) ช่วยลดความเหนื่อยล้าจากการประชุมต่อเนื่องได้มีประสิทธิภาพกว่าการพยายามให้เลิกประชุมเร็วขึ้น 5 นาที
- แทนที่จะพยายามเลิกให้เร็วเพื่อไปประชุมถัดไป เมื่อเวลาสิ้นสุดอย่างเป็นทางการอยู่ที่เวลาตรง ก็จะเกิด แรงกดดันทางสังคมที่จะไม่ให้เกินเวลาตรง ขึ้นมาเองตามธรรมชาติ
- ช่วงพักสั้น ๆ ช่วยเพิ่ม สมาธิและความรู้สึกมั่นคง ให้กับผู้เข้าร่วม และในทางปฏิบัติผู้เข้าร่วมก็มาถึงตามเวลาเริ่มใหม่ได้ดี
- วิธีนี้ แพร่กระจายไปทั่วทั้งองค์กรอย่างเป็นธรรมชาติ และเพราะไม่ใช่กฎบังคับจึงคงอยู่ได้ดีกว่า
- การเปลี่ยนนิสัยเล็ก ๆ สามารถปรับปรุงประสิทธิภาพและบรรยากาศของทีมได้
การทดลองเลื่อนเวลาเริ่มประชุมออกไป 5 นาที
- ผู้เขียนซึ่งทำงานเป็น Engineering Manager ที่ Google กำหนดให้ทีม เริ่มประชุมช้ากว่าเวลาปกติ 5 นาที
- ตัวอย่าง: ประชุมบ่าย 1 เริ่ม 1:05 และประชุมบ่าย 1:30 เริ่ม 1:35
- วิธีนี้ได้ผลดีกว่าการพยายามเลิกประชุมให้เร็วขึ้น 5 นาที
- การประชุมมักไม่จบตรงเวลาและลามไปกระทบการประชุมถัดไป
- แต่เมื่อเลื่อนเวลาเริ่มออกไป ก็จะ มีช่วงพักสั้น ๆ โดยธรรมชาติ
แรงกดดันทางสังคมและผลต่อการจัดการเวลา
- มี แรงกดดันทางสังคม ว่าการประชุมควรจบตรงเวลา (หรือในช่วงครึ่งชั่วโมง)
- ด้วยเหตุนี้ การประชุมจึงไม่ล้ำเข้าไปในเวลาเริ่มของการประชุมถัดไป
- แรงกดดันนี้ช่วยให้ มีช่วงพักสั้น ๆ รับประกันได้ และทำให้ผู้เข้าร่วมไปประชุมถัดไปได้อย่างสบายขึ้น
ปฏิกิริยาของผู้เข้าร่วมและการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นจริง
- ผู้เข้าร่วม เคารพตารางเวลาใหม่และมาถึงตรงเวลา
- ต่างจากความกังวลที่คิดไว้ แทบไม่มีใครมาช้ากว่านั้น เช่น 1:07
- แม้การเริ่มประชุมจะช้าลง แต่ในความเป็นจริงก่อนหน้านี้การประชุมก็ไม่ได้เริ่มตรงเวลาอยู่แล้ว จึง แทบไม่มีการสูญเสียเวลาอย่างมีนัยสำคัญ
การแพร่กระจายในองค์กรและความยืดหยุ่น
- วิธีนี้ แพร่กระจายไปทั่วทั้งองค์กรโดยสมัครใจ
- ไม่ใช่กฎของทีมใดทีมหนึ่ง แต่เป็นแนวปฏิบัติที่ค่อย ๆ ลงหลักปักฐานเองตามธรรมชาติ
- เพราะไม่ใช่กฎบังคับ จึง ปรับใช้ได้อย่างยืดหยุ่นตามตารางของแต่ละคน
- เนื่องจากไม่แน่ใจว่าเพื่อนร่วมงานจะมีประชุมถัดไปเมื่อไร การประชุมส่วนใหญ่จึงจบตรงเวลา
บทสรุป: คุณค่าของนิสัยเล็ก ๆ
- เช่นเดียวกับโค้ดที่ดี ทีมที่ดีก็เกิดจากรายละเอียดที่ใส่ใจ
- การเปลี่ยนแปลงง่าย ๆ ที่เพิ่มช่องว่าง 5 นาที ระหว่างการประชุมต่อเนื่อง ช่วยยกระดับคุณภาพของทั้งวัน
- “ถ้าลองทำเองจะรู้สึกได้ว่าวันของคุณดีขึ้น”
3 ความคิดเห็น
เป็นแนวทางที่แปลกใหม่และชาญฉลาดดีนะ
ฟังดูดีนะ
ความคิดเห็นจาก Hacker News
ช่วงโควิด บริษัทของเราลองทดลองให้ “เริ่มประชุม ช้ากว่าตรงเวลา 5 นาที”
ผลวิเคราะห์ข้อมูลพบว่า ตอนแรกการประชุมจบตรงเวลา แต่ผ่านไปไม่กี่สัปดาห์ก็เริ่มเลทอีก
ผู้จัดการ มักออกตรงเวลา แต่ IC (Individual Contributor) มักอยู่ต่อและคุยกันต่อหลังประชุม
ในแบบสำรวจ ผู้จัดการชอบวิธีนี้ แต่ IC กลับมองลบ
สุดท้ายก็เพราะผู้จัดการที่ตารางแน่นอยากได้เวลาพักสั้น ๆ และเราก็กลับไปใช้แบบเดิม
การที่ IC อยู่คุยรายละเอียดต่อกลับเป็นสัญญาณของความร่วมมือที่ดีด้วยซ้ำ
ในฐานะผู้จัดการ ฉันจะถามว่า “ฉันต้องอยู่ต่อไหม?” และส่วนใหญ่ก็ได้คำตอบว่า “ไม่ครับ/ค่ะ”
สุดท้ายมันเหมือนมี สองการประชุม ต่อเนื่องกัน และปัญหาอยู่ที่โครงสร้างปฏิทิน
สิ่งที่ข้อมูลจับได้จริง ๆ คือปรากฏการณ์คล้าย ‘คุยกันต่อหน้าห้องประชุมหลังเลิกประชุม’
สำหรับคนที่มีประชุมทั้งวัน นี่ดูเป็น นโยบายเผื่อเวลาส่วนตัว ที่สมเหตุสมผล
แต่อีกด้านหนึ่งก็มีผู้จัดการบางคนที่มาสาย 5 นาทีทุกครั้งเฉย ๆ ซึ่งน่าหงุดหงิดมาก
น่าสนใจตรงที่ความหนาแน่นของตารางที่ต่างกันทำให้เกิดความชอบที่ต่างกัน
ฉันอยู่ฝ่ายที่มองว่า “การประชุมควรเริ่มตรงเวลา”
สุดท้ายคนก็จะเรียนรู้และมาถึงตรงเวลาเอง
ความพยายามจะปรับพฤติกรรมเชิงจิตวิทยาแบบนี้มีแต่จะกลายเป็น เกมเรื่องเวลา
ความพยายามจะแก้สิ่งนี้เหมือนมองข้ามความเป็นจริง
ตอนแรกวุ่นวายอยู่บ้าง แต่ไม่นานก็เกิดวัฒนธรรม การประชุมสั้นและมีประสิทธิผล
ผ่านมา 30 ปีแล้ว ฉันก็ยังคิดว่าวิธีนี้ยังใช้ได้ผลอยู่
เลยเกิดวัฒนธรรมที่ทุกคนมาสายตามกัน
ครั้งหนึ่งมี SVP คนหนึ่งเริ่มตรงเวลาจริง ๆ และฉันเดินเข้าห้องช้าไป 49 วินาที ก็พลาดเนื้อหาไปแล้ว
ส่วนอีกทีมหนึ่งมีนิสัยเริ่มช้า 5 นาที ซึ่งกลับทำให้ทุกคนยิ่งสายกว่าเดิม
ท้ายที่สุดวัฒนธรรมแบบ “เริ่มตรงเวลาและจบตรงเวลา” มีประสิทธิภาพกว่ามาก
ลองมาหลายครั้งแล้ว แต่การ “เริ่มช้า 5 นาที” มีปัญหาเรื่อง UX ของปฏิทิน
แอปปฏิทินส่วนใหญ่แสดงเวลาบนหน้าจอเป็นตรงชั่วโมงอยู่ดี จึงทำให้สับสน
ครึ่งหนึ่งเข้ามาตรงเวลา อีกครึ่งเข้ามาอีก 5 นาทีถัดมา และระหว่างนั้นก็เกิด ช่วงเวลาที่เสียเปล่า
สุดท้ายบางคนก็ออกไปซื้อกาแฟ บางคนก็คุยเล่น แล้วพอครบ 5 นาทีก็ดันพลาดประชุมอีก
ในวงการวิชาการยุโรปมีแนวคิดนี้มานานแล้ว — Academic Quarter
บริษัทเราก็เริ่มช้า 5 นาทีเหมือนกัน แต่สุดท้ายประชุมก็ จบช้า 5 นาที
การที่ประชุมกินเวลาจนเต็มทุกนาทีที่กำหนดเสมอเป็นเหมือนสัญญาณไม่ดีขององค์กร
ถ้าวัฒนธรรมการประชุมดีจริง หลายครั้งควรจบได้เร็วกว่ากำหนด
ถ้าเริ่มช้า 5 นาทีแต่ไม่เลิกเร็วขึ้น 5 นาที สุดท้ายก็เลื่อนไป 10 นาทีอยู่ดี
ฉันอยากให้ Microsoft Teams แสดง ตัวนับต้นทุน ของการประชุม
ถ้าเอาจำนวนผู้เข้าร่วมคูณกับเงินเดือนเฉลี่ย แล้วโชว์ว่าต้นทุนเพิ่มขึ้นทุกวินาที น่าจะช่วยลดการประชุมได้
ต่อให้การประชุมดูเหมือนเสียเงินเปล่า บางครั้งถ้าไม่มีประชุมก็อาจพากันไปผิดทางได้ง่าย
สุดท้ายสิ่งสำคัญคือการหาปริมาณการประชุมที่ พอดีและมีประสิทธิภาพ
แต่แน่นอนว่า มีต้นทุน
คนเราจะชินเร็วและคิดว่า “บริษัทก็ต้องเสียเงินเยอะเป็นธรรมดา”
สุดท้ายการประชุมก็ยังเป็น พื้นที่สำหรับบทสนทนาที่ต้องใช้ในการตัดสินใจ ดังนั้นแค่รับรู้เรื่องต้นทุนอย่างเดียวไม่ทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลง
จากประสบการณ์ของฉัน วินัยการประชุมของทีมอาจไม่เข้มแข็งนัก แต่สิ่งเดียวที่ได้ผลจริงคือ เริ่มตรงเวลาและจบตรงเวลา
คนที่เข้ามาช้าก็ค่อยไปดูบันทึกหรือโน้ตเอา
ยังมีเกร็ดเล่าว่า Steve Jobs เคยใช้วิธีนี้กดดันอีกฝ่ายในการเจรจากับ Lucasfilm ด้วย
เวลาสำหรับการเดินทางหรือเข้าห้องน้ำแบบ เผื่อเวลาทางกายภาพ ยังจำเป็นในโลกความจริง
ฉันคิดว่าทางแก้ที่ดีที่สุดคือแค่สร้าง วัฒนธรรมที่รักษาเวลา
ถึงตอนนั้นก็คงต้อง โคลนตัวเอง แล้วมั้ง
ไม่อย่างนั้นถ้าเริ่มช้า 5 นาที ก็จะกลายเป็นวัฒนธรรมมาสาย 10 นาทีแทน
มีผู้จัดการสายวิศวกรรมคนหนึ่งพูดว่า “ถึงพยายามจะเลิกตอน 1:55 ยังไงมันก็มักยืดไปถึง 2:00 อยู่ดี”
แต่นั่นก็เป็นแค่ การไม่เคารพเวลาของคนอื่น
ถ้าอยากให้เพื่อนร่วมงานได้พักจริง ก็ต้องกันเวลานั้นไว้ให้ได้จริง ๆ
จากประสบการณ์ของฉัน ถ้าอยากบริหารการประชุมให้ดี ต้องมีสองอย่าง
กล่าวคือ ประชุมที่ตั้งไว้ 60 นาทีให้ใช้จริง 50 นาที แล้วเริ่มตรงเวลาและจบตรงเวลา
ใช้ไม่กี่นาทีแรกสำหรับทักทายและปรับสมาธิ ส่วน 10 นาทีสุดท้ายใช้สรุปและเก็บประเด็น
แบบนี้จะเกิด จังหวะการประชุมที่มีช่องหายใจ และต่อไปประชุมถัดไปได้อย่างเป็นธรรมชาติ
ฉันทำงานในมหาวิทยาลัย ซึ่งคลาสเรียนก็มีโครงสร้างคล้ายกัน
คือเรียน 50 นาทีแล้วมีเวลาเดินย้ายห้อง 10 นาที
การประชุมคณะกรรมการชุดใหญ่จะเริ่มตรงเวลา กำหนดเวลาไว้ตามแต่ละวาระ และถ้าจำเป็นก็ ลงคะแนนเพื่อต่อเวลา
แต่ต่างจากการประชุมในบริษัทตรงที่ ถ้าหัวหน้ายังไม่มา หลายครั้งก็เริ่มไม่ได้เลย
ทีมอาจทำงานต่อได้โดยไม่ต้องประชุม แต่หัวหน้าจำเป็นต้องรู้สถานะของทีม