การปฏิบัติตามอย่างมุ่งร้ายผ่านการจองห้องประชุม
(clientserver.dev)- หลัง Larry Page ขึ้นเป็น CEO ของ Google ในปี 2011 เขาพยายามแก้วัฒนธรรมการประชุม แต่ทีมหนึ่งที่ทำตาม ค่าเริ่มต้นของ Google Calendar แบบตรงตัวได้เผยให้เห็นช่องโหว่ในการใช้งานห้องประชุม
- Google ที่เติบโตอย่างรวดเร็วกลายเป็นองค์กรขนาด 30,000 คน และ Page ต้องการลดจำนวนโปรเจ็กต์ลงเพื่อโฟกัสแบบ “more wood behind fewer arrows”
- แผนปรับการประชุมคือกำหนด ผู้ตัดสินใจ, จำกัดผู้เข้าร่วมไม่เกิน 10 คน, และลดการประชุม 1 ชั่วโมงเหลือ 50 นาทีเพื่อเผื่อเวลาพัก
- ทีม Calendar เปลี่ยนความยาวประชุมเริ่มต้นเป็น 25 นาที·50 นาที แต่ในการใช้งานจริง การประชุมมักลากยาวจนกว่าคนถัดไปจะมาเคาะประตู
- ทีมหนึ่งในออฟฟิศ NYC จอง ช่วงว่าง 10 นาทีสุดท้ายของทุกชั่วโมง สำหรับ standup ทำให้การประชุมเดิมต้องหลีกทาง และเผยให้เห็นช่องว่างระหว่างนโยบายกับพฤติกรรมจริง
การปรับการประชุมของ Larry Page และค่าเริ่มต้นของ Calendar
- ในปี 2011 Larry Page ขึ้นเป็น CEO ของ Google แทน Eric Schmidt และตอนนั้น Google กำลังเติบโตอย่างรวดเร็วจนมีพนักงานราว 30,000 คน
- เมื่อองค์กรใหญ่ขึ้น โปรเจ็กต์ต่าง ๆ ก็มีความทะเยอทะยานมากขึ้น ใช้เวลานานขึ้น และเมื่อพลาดก็รู้สึกถึงความล้มเหลวได้ชัดขึ้น
- หนึ่งในมาตรการแรก ๆ ของ Page คือการปิดโปรเจ็กต์ที่ไม่สอดคล้องทั้งในเชิงยุทธวิธีและเชิงกลยุทธ์ แล้วหันไปโฟกัสกับงานที่น้อยลง
- แนวคิดนี้สรุปได้ด้วยวลี “more wood behind fewer arrows”
- ตัวอย่างเช่น ยุติ Google Buzz เพื่อไปโฟกัสที่ Google+
- จากนั้น Page พยายามเปลี่ยนรูปแบบการประชุมผ่านอีเมลถึงทั้งบริษัท
- ทุกการประชุมต้องมี ผู้ตัดสินใจ
- ผู้เข้าร่วมต้องจำกัดไม่เกิน 10 คน
- คนที่เข้าประชุมต้องมีความเห็นให้พูด มิฉะนั้นก็ไม่จำเป็นต้องเข้าร่วม
- การประชุม 1 ชั่วโมงควรใช้เวลาเพียง 50 นาที เพื่อให้มีเวลาไปเข้าห้องน้ำหรือพักสั้น ๆ
- หลังจากนั้นบางถ้อยคำก็ถูกผ่อนลงให้ใกล้กับคุณลักษณะของ “การประชุมที่ขับเคลื่อนด้วยการตัดสินใจ” มากขึ้น แต่ความไม่ลงตัวที่ว่าการประชุมไม่ได้ถูกจัดขึ้นเพื่อการตัดสินใจทั้งหมดก็ยังคงอยู่
- ในช่วง Q&A มีคนถามว่าควรเปลี่ยนความยาวประชุมเริ่มต้นของ Google Calendar จาก 30 นาที·60 นาที เป็น 25 นาที·50 นาที หรือไม่ และ Page ก็ตอบว่า “yes”
- ทีม Calendar นำการเปลี่ยนแปลงนี้ไปใช้งาน แต่ในความเป็นจริง การประชุมที่ควรจบตอน 2:50 มักไม่จบตามเวลา และมักยืดไปจนกว่าผู้เข้าร่วมประชุมถัดไปจะมาเคาะประตู
ทีม NYC ที่จองช่วง 10 นาทีสุดท้าย
- ทีมหนึ่งในออฟฟิศ NYC พบว่า standup ของพวกเขาใช้เวลาเพียงประมาณ 10 นาที ก็จบ
- เมื่อการประชุม 50 นาทีถูกตั้งเป็นค่าเริ่มต้น ปฏิทินห้องประชุมจึงมักมีช่วง 10 นาทีสุดท้ายของทุกชั่วโมงว่างอยู่
- ทีมนี้ไม่ไปแข่งกับการประชุมแบบ 30 นาที แต่เริ่มจอง standup ลงใน ช่องว่าง 10 นาที ที่เหลืออยู่บนปฏิทินห้องประชุม
- มีเหตุการณ์จริงที่เวลา 2:50 มีคนมาเคาะประตูห้องประชุมแล้วบอกว่า “จองห้องประชุมนี้ไว้แล้ว”
- คนที่อยู่ข้างในตอบว่า “ไม่ใช่ ตอนนี้ 2:50”
- คนที่อยู่นอกห้องบอกให้ดูปฏิทินห้องประชุมอีกครั้ง เพราะการประชุมเดิมจองไว้ 50 นาที และพวกเขาจอง standup ใน 10 นาทีสุดท้ายไว้แล้ว
- สุดท้ายคนที่อยู่ข้างในก็ออกจากห้องประชุมไป
- วิธีนี้คือการ ปฏิบัติตามอย่างมุ่งร้าย โดยยึดตามสิ่งที่แสดงใน Calendar แบบตรงตัว และทำให้ความคาดหวังแบบ “มันเป็นแค่ค่าเริ่มต้น แต่จริง ๆ ตั้งใจใช้ 1 ชั่วโมง” ปะทะกับข้อเท็จจริงในปฏิทินที่ว่า “ตอนนี้ผู้จองคือเรา”
- ทีมนี้ทำแบบเดียวกันนี้สองครั้ง และไม่สามารถยืนยันได้ว่าเป็นทีมไหนหรือมีแรงจูงใจอะไร
2 ความคิดเห็น
การปฏิบัติตามแบบมุ่งร้ายงั้นเหรอ? เป็นกลยุทธ์ที่เท่มากจริง ๆ
ความคิดเห็นใน Hacker News
ที่ U of M แก้ปัญหานี้ด้วยการให้คาบเรียนเริ่มอย่างเป็นทางการ ช้ากว่าเวลาที่ประกาศ 10 นาที
เช่น คาบ 10–11 โมง จริง ๆ จะเรียนตั้งแต่ 10:10–11:00 และไม่มีใครมาก่อน 10:10
ในเชิงเทคนิคก็เป็นเรื่องเดียวกัน แต่เวลาตรงชั่วโมงมีผลเป็นจุดยึดทางความคิดค่อนข้างแรง การยังอยู่ในห้องประชุมตอน 11:01 จึงรู้สึกว่าสายกว่าการยังอยู่ตอน 10:51 มาก
เท่าที่จำได้ ถ้าเขียนเวลาแบบเป๊ะ ๆ เช่น 10:00 ก็หมายความว่าตอนนั้นจะเริ่มตรงเวลาจริง ๆ
เคยได้ยินว่ามีที่มาจากยุคที่ผู้คนรู้เวลาที่แน่นอนได้ไม่ง่ายนัก จึงให้เวลานักศึกษาเดินไปห้องบรรยายหลังจากได้ยินเสียงระฆังบอกเวลา
การบ้านต้องเย็บด้วยที่เย็บกระดาษก่อนส่งเสมอ และงานที่ส่งก็มี คะแนนติดลบ ด้วย
ถ้าเขียนในขั้นตอนพิสูจน์ว่า “ไม่รู้ว่าต้องทำ X อย่างไร” จะได้ 0 คะแนน แต่ถ้าเขียนสิ่งที่ผิด ส่วนนั้นจะถูกหักคะแนน
ถึงอย่างนั้นเขาก็เป็นอาจารย์ที่ดี และวิชาก็สนุก
ตอนที่ผมเรียนอยู่ ส่วนใหญ่เลิกใช้ไปแล้ว และบางครั้งเวลาเริ่มจะระบุชัดว่า “sine tempore”
เครื่องมือปฏิทินภายในจะตั้งค่าเริ่มต้นให้ประชุม เริ่มช้ากว่า เวลาตรงชั่วโมง/ครึ่งชั่วโมง 5 นาที และจบตรงชั่วโมง/ครึ่งชั่วโมง โดยเปลี่ยนได้หากต้องการ
มันสมเหตุสมผล เพราะเราเทเลพอร์ตไปยังห้องประชุมไม่ได้ และถ้าทำงานในบริษัทแบบนั้นจะรู้สึกขอบคุณนโยบายนี้ 100% สำหรับระดับอาวุโสที่มีประชุมต่อเนื่องทั้งวัน ก็ยังมีเวลาเข้าห้องน้ำด้วย
ถ้าบริษัทยังไม่ได้ทำแบบนี้ก็น่าพิจารณา และถ้าคุณเป็นระดับอาวุโสก็ควรผลักดันให้นำมาใช้ เครื่องมือปฏิทินหลายตัวมีตัวเลือก buffer เริ่มต้นระหว่างประชุมอยู่แล้ว แค่เปิดใช้ก็พอ
นี่ดูใกล้เคียงกับ การบังคับใช้อย่างเคร่งครัด มากกว่า “การปฏิบัติตามแบบประชดประชัน”
ถ้าเป็นการปฏิบัติตามแบบประชดประชันจริง ทีมเดียวกันคงจองห้องเดิมต่อกันเป็นประชุม 50 นาทีและประชุม 10 นาที
กลับกัน บริษัทประหยัดเงินได้ด้วยการเพิ่มประสิทธิภาพการใช้ความจุห้องประชุม และยังบังคับให้มีเวลาพักตามที่ CEO ต้องการด้วย
มีแค่ทีมที่ต่อต้านคำสั่งให้ออกตอนครบ 50 นาทีเท่านั้นที่ “มุ่งร้าย” และพวกเขาก็ไม่ได้ปฏิบัติตามด้วย
ฝ่ายที่ผิดที่สุดดูเหมือนจะเป็น Page ซึ่งตัดสินใจแบบที่ดูดีและก้าวหน้า แต่มีปัญหาตรงที่ลูกน้องไม่สามารถคัดค้านการแทรกแซงที่โง่เขลาจากเบื้องบน หรือเพิกเฉยต่อนโยบายแย่ ๆ ได้
ฝ่ายที่ผิดรองลงมาคือคนในเรื่องนี้เอง คือคนที่ยังใช้ห้องต่อในเวลาที่ไม่ได้จองไว้ หลังจากผ่านไป 50 นาทีของการประชุม
มันก็เป็นเรื่องธรรมชาติ เกิดขึ้นจริงอยู่เสมอ และต่อให้จอง 2 ชั่วโมงก็คงเหมือนเดิม แต่ประเด็นสำคัญคือพวกเขาอยู่ในห้องที่ถูกจองไว้ และการจองนั้นไม่ใช่ของพวกเขา
การใช้ช่วงเวลาที่ไม่ได้ถูกจองไว้ก็เป็นแค่การจองประชุมตามปกติ
Scoutmaster ของผมมีทฤษฎีแบบนี้ แต่ละคนตีความ “9:30” ไม่เหมือนกัน สำหรับบางคนคือ 9:25 สำหรับบางคนคือ 9:45 แต่ 9:32 มีความหมายเดียวเท่านั้น
เขาจึงมักใช้เวลาแปลก ๆ เช่น วันนี้นัดรวมตัวกันตอน 6:07
ช่วงโค้งของ Quito Road ระหว่าง Bicknell Road กับ Pollard Road จำกัดความเร็วไว้ที่ 25 mph แต่ตรงโค้งที่หักศอกกว่านั้นจะมี ป้ายความเร็วแนะนำ เป็นตัวเลขอย่าง 17, 19, 21, 22 mph เพื่อดึงความสนใจคนขับและให้ชะลอความเร็ว
เวลาไปทริปแคมป์ปิ้ง เวลานัดถึงที่หมายมักเป็นประมาณ 9:59am เสมอ แล้วผู้คนก็จะมากันช่วงเก้าโมงกว่า ๆ หรืออย่างช้าก็ราว 10:10
ถ้าเวลานัดถึงคือ 10:00 ผู้คนจะตีความว่าเป็นช่วงสิบโมง แล้วโผล่มาตอน 10:45
ถ้าผมอยู่ในห้องนั้น ผมคงรู้สึกโล่งใจด้วยซ้ำ
การประชุมในบริษัทใหญ่มักยืดเยื้อ ถ้าไม่มี ปัจจัยบังคับให้จบ อย่างเช่นมีคนมาเคาะประตู
ผมมีโค้ดที่ต้องเขียน แต่คนฝ่ายการตลาดกับฝ่ายขายกลับคุยเรื่องไม่ค่อยมีสาระกันยืดยาว ทั้งที่ยังไม่มีสินค้าจะขายด้วยซ้ำ ทำให้ครึ่งหนึ่งของวันทำงานในสัปดาห์ต้องติดอยู่ในการประชุมหลายชั่วโมง
วันหนึ่งหลังมื้อกลางวัน ผมกำลังเดินกลับมากับเพื่อนร่วมงานแล้วผ่านร้านนาฬิกา จึงเข้าไปซื้อนาฬิกา คุกคู ที่ราคาไม่แพงเกินไปมาติดบนผนังห้องประชุมใหญ่เพียงห้องเดียว
ทุก 15 นาทีมันจะส่งเสียงหึ่ง ๆ และก่อนถึงชั่วโมงตรงก็จะดังแก๊ก ๆ แล้วร้อง CUCKOO, CUCKOO ตามจำนวนครั้งที่ต้องร้อง ฝ่ายการตลาดกับฝ่ายขายเกลียดมันมาก แต่การประชุมสั้นลงและน้อยลง
CEO ชอบนาฬิกาเรือนนั้นมาก และถ้าผมลืมไขลาน CEO หรือผู้จัดการก็จะไขแทนให้
ดังนั้นเวลาผมจัดประชุม ผมจะตั้ง เวลาจำกัดไว้ที่ 45 นาที เสมอ ไม่รู้ว่าคนอื่นจะขอบคุณหรือไม่ชอบ แต่สำหรับผมมันได้ผล
ตอนนี้ทำงานรีโมต 100% เลยมีความยืดหยุ่นที่จะเมินส่วนของการประชุมที่ไม่เกี่ยวกับผมในใจ แล้วใช้เวลานั้นเขียนคอมเมนต์บน HN
ผมเจอ การประชุม 1 ชั่วโมง ที่ยาวเกินจำเป็นบ่อยกว่าการประชุมที่สั้นเกินไปมาก
ในองค์กรที่มีการประชุมเยอะ ถ้าคนที่นำประชุมชอบลากไปจนหมดเวลา หรือเกินเวลาไปอีก มันน่าหงุดหงิดมาก
เวลาไม่กี่นาทีนั้นแทบไม่เคยสร้างผลลัพธ์ที่คุ้มค่าพอจะชดเชยภาระที่ต้องเลือกระหว่างวิ่งไปประชุมถัดไป หรือยอมสายกว่านั้นเพื่อไปห้องน้ำ/ดื่มน้ำ/หาอะไรกิน
เมื่อวาระจบ การประชุมก็จบ
ประมาณว่า ถ้ายังไงก็ต้องติดอยู่ที่นี่ ก็ขอไปห้องน้ำและเอากาแฟมาเพิ่มก่อน
ปกติถึงตอนนั้น ผู้คนมักเริ่มพูดซ้ำ ๆ เพราะห้องอึดอัดและการประชุมยาวเกินไป
พอมีคนลุก เปิดประตู และขยับร่างกาย ระหว่างที่กลุ่มหนึ่งสองกลุ่มคุยกันข้าง ๆ การประชุมที่เหลือก็มักสรุปจบได้เร็ว
วิธีแก้ปัญหา “การประชุม 50 นาทีมักยืดเป็น 1 ชั่วโมงเสมอ” คือเริ่มเวลาอย่าง 9:10am แล้วให้ 10am เป็นจุดจบทางจิตวิทยาที่ชัดเจน
ถ้านัดไว้ 9 โมง ก็แน่นอนว่าไม่มีใครหยุดตอน 9:50am
ถึงจะบอกว่า “แน่นอนว่าไม่มีใครหยุดตอน 9:50am” แต่ผมจะทำแบบนั้นเป๊ะ ๆ
อย่างที่บทความชี้ไว้ถูกต้อง การประชุมจะดำเนินต่อไปโดยไม่เกี่ยวกับนาฬิกาแขวนผนัง จนกว่าคนกลุ่มถัดไปจะมาไล่ออกไป นี่คือ กฎสากล ของอาคารสำนักงาน
เคยเจอหลายครั้งที่การประชุมนัดไว้ 9:00 แต่จริง ๆ เพิ่งเริ่ม 9:10
ถ้านัดไว้ 9:10 ก็คงเพิ่งเริ่มเอา 9:20
แต่ดูเหมือนพวกเขาจะเลิกธรรมเนียมนี้ในปี 2018
https://record.umich.edu/articles/university-updating-start-...
มันถูกบังคับได้ง่าย เพราะทีมข้าง ๆ จะมาเคาะประตูตรงเส้นแบ่งครึ่งชั่วโมง จะไปโทษหรือหงุดหงิดใส่พวกเขาก็ไม่ได้
กรณีนี้ผมเห็นด้วยกับฝั่ง Larry
ต้องมีใครสักคนดำเนินการประชุม และภายในเวลาที่กำหนดควรได้ผลลัพธ์ที่คาดหวัง เช่น การตัดสินใจ
ถ้าผ่านไป 45 นาทีแล้วยังไม่เข้าใกล้คำตอบ ก็น่าจะมอบหมายงานให้ไปสืบค้น แล้วค่อยกลับมาประชุมกันใหม่
การปฏิบัติตามอย่างมุ่งร้าย ในบริบทนี้เป็นเรื่องดี เพราะทำให้เกิดสภาพแวดล้อมที่เมื่อการประชุมจบ ทุกคนก็ไปห้องน้ำได้
ตัวอย่างเช่น ชั้นเรียน การบรีฟ การประชุมทั้งบริษัทแบบทั่วไป สแตนด์อัพ และสัมมนามื้อกลางวัน
ถ้าคุณไม่เคยเจอสแตนด์อัพที่ทุกคนรายงานว่า “ไม่มีอะไรติดขัด ไม่มีคำขอ” แล้วจบใน 45 วินาที แปลว่าสแตนด์อัพนั้นมีคนมากเกินไป หรือองค์กรกำลังถูกกดดันมากเกินไป
ไม่จำเป็นต้องเป็นการตัดสินใจที่เป็นรูปธรรมเสมอไป แต่ควรมี ผลลัพธ์ที่จับต้องได้ “นักเรียนได้เรียนรู้เทคนิค X” คือผลลัพธ์ที่จับต้องได้
แต่การที่ผู้เข้าร่วม 2 คนจาก 10 คนพูดกัน 30 นาทีโดยไม่มีการบันทึกอะไรเลย ไม่ใช่แบบนั้น
น่าแปลกที่ผมพบกรณีที่ไม่อยากให้มีการบันทึกวิดีโอหรือทำเอกสารมากกว่า ซึ่งผมมองว่าไม่ใช่แนวโน้มที่ดีเลย
บางการประชุมเป็นเพียงพื้นที่อภิปรายหัวข้อหนึ่งเพื่อให้ทุกคนมีความเข้าใจตรงกัน
ผมไม่ชอบเวลานโยบายที่ระบุไว้ชัดเจนถูกมองเป็น “แค่กระดาษ” แล้วถูกเพิกเฉย ดังนั้นคนแบบนั้นคือฮีโร่ของผม
ถ้าเป็นเรื่องชั่วคราวหรือช่วงเปลี่ยนผ่านก็เข้าใจได้ มันเกิดขึ้นได้
แต่ถ้ากฎมีอยู่มานานแล้ว และการเพิกเฉยต่อมันกลายเป็นมาตรฐานโดยพฤตินัย ก็ควรเปลี่ยนกฎหรือเริ่มทำตามกฎ
เมื่อผู้คนชินกับเรื่องไร้สาระ ทุกอย่างก็กลายเป็นเรื่องไร้สาระ
เหตุผลที่ไม่ยกเลิกกฎแบบนั้นก็เพราะกลัวจะทำร้ายความรู้สึกของใครบางคน แต่ความรู้สึกของเราก็ถูกทำร้ายอยู่เสมอ สุดท้ายจึงเป็นคำถามว่าเราจะใส่ใจความรู้สึกของใคร
ช่วงปลายยุค 90 ที่ที่ผมทำงานมีผู้จัดการคนหนึ่งซึ่งทำให้รู้สึกโล่งใจเสียด้วยซ้ำเวลาเธอนัดประชุม
เธอนัดประชุมไว้ 50 นาที และไม่ว่าจะเกิดอะไรขึ้นก็จบตรง 50 นาทีเป๊ะ จากนั้นลุกขึ้นเดินออกจากห้อง
ครั้งหนึ่งผมเห็นผู้บริหารระดับสูงกว่ากำลังพูดยืดยาวอยู่ เธอก็บอกอย่างสุภาพแต่หนักแน่นว่าหมดเวลาแล้ว จากนั้นปิดแฟ้มโฟลิโอที่มักพกเข้าประชุมเสมอ แล้วเดินออกจากห้อง
กฎที่ว่า “ทุกคนที่อยู่ในการประชุมต้องแสดงความคิดเห็น ไม่อย่างนั้นก็ไม่ควรอยู่ในการประชุม” คงทำให้บริษัทบางแห่งที่ผมเคยทำงานด้วยหมดช่วงเวลาว่างสุดท้ายที่จะเอาไปแก้ระบบ รีแฟกเตอร์ และบำรุงรักษา
จริง ๆ แล้วผมเคยขอให้ผู้จัดการเพิ่มผมเข้าไปในการประชุมประจำแบบวนซ้ำรายเดือน 2 ชั่วโมงที่มีคน 50+ คน เพื่อจะได้รีแฟกเตอร์ด้วยซ้ำ
นี่ก็อาจเป็นการทำตามกฎแบบเจตนาร้ายอย่างหนึ่ง
การเชิญทุกคนไปหมดเพียงเพราะ “อาจจะจำเป็น” เป็นปัญหาจริง ๆ ในบริษัทขนาดใหญ่ส่วนใหญ่ที่ผมเคยทำงานหรือร่วมงานด้วย
ถ้าต้องใช้ข้ออ้างว่าเป็นการประชุมเพื่อกันไม่ให้คนอื่นมาเอาเวลานั้นไป ก็คงถึงเวลาหางานใหม่แล้ว นั่นเป็นสภาวะที่ผิดปกติอย่างรุนแรงจริง ๆ
อาจเป็นเพราะออฟฟิศอยู่คนละที่ แต่การประชุมแบบ 25 นาที·50 นาที ค่อนข้างพบได้ทั่วไป และถ้ามีคนจองห้องไว้ ก็ได้รับการเคารพ 100%
มันไม่ได้ถูกมองว่าเป็นเรื่องจุกจิกอะไร แต่เป็นมารยาทพื้นฐานในการรักษานัดหมายในปฏิทินประชุม