การปฏิบัติตามอย่างมุ่งร้ายด้วยการจองห้องประชุม
(clientserver.dev)- หลังจาก Larry Page ขึ้นเป็น CEO, Google ก็เผชิญกับปัญหาเติบโตเร็วเกินไปและประสิทธิภาพการทำงานที่ลดลง
- เขาออกแนวทางใหม่ควบคู่ไปกับการ ยกเลิกโปรเจกต์ที่ไม่จำเป็น เพื่อปรับปรุงวัฒนธรรมการประชุม
- ตัวอย่างเด่นคือมีนโยบายอย่าง จำกัดเวลาประชุมไว้ที่ 50 นาที แต่ในความเป็นจริงกลับไม่ได้ถูกปฏิบัติตามนัก
- ด้วยเหตุนี้ ทีมหนึ่งจึง จองห้องประชุมอย่างเป็นทางการในช่วงสั้น ๆ 10 นาทีที่เหลืออยู่ แล้วใช้งานจริง
- เรื่องราวของทีมที่ทำตามกฎอย่างเคร่งครัดนี้เผยให้เห็น ความย้อนแย้งของวัฒนธรรมองค์กรและนโยบาย
การเติบโตและการเปลี่ยนแปลงของ Google
- ในปี 2011 Larry Page เข้ารับตำแหน่ง CEO ของ Google แทน Eric Schmidt
- ช่วงนั้น Google เติบโตอย่างรวดเร็ว จนมีพนักงานราว 30,000 คน ทำให้โปรเจกต์มีขนาดใหญ่ขึ้นและมีโอกาสล้มเหลวสูงขึ้น
- ก่อนหน้านี้ Yahoo! เคยถูกล้อเลียนจาก Google ว่ามีโครงสร้างการตัดสินใจที่เชื่องช้า แต่ Google เองก็เริ่มประสบปัญหา การตัดสินใจที่ช้าลงเรื่อย ๆ เช่นกัน
มาตรการปฏิรูปของ Larry Page
-
Larry Page ยกเลิกโปรเจกต์ที่ไม่ใช่เชิงกลยุทธ์และไม่ใช่เชิงยุทธวิธีจำนวนมากเพื่อ ปรับปรุงประสิทธิภาพ
- "ต้นไม้มากขึ้นด้วยลูกศรที่น้อยลง" — เน้นหลักการรวมพลังไปยังสิ่งสำคัญ
- ตัวอย่าง: ปิด Google Buzz แล้วหันไปโฟกัสที่ Google+
-
ประกาศ แนวทางปฏิรูปวัฒนธรรมการประชุม
- ทุกการประชุมต้องมี "ผู้มีอำนาจตัดสินใจ"
- จำกัดผู้เข้าร่วมไม่เกิน 10 คน
- ถ้าทุกคนไม่ได้มีส่วนร่วม ก็ไม่จำเป็นต้องเข้าประชุม
- การประชุม 1 ชั่วโมงให้ลดเหลือ 50 นาทีเพื่อเว้นเวลาพัก
- ต่อมานโยบายนี้ค่อย ๆ ผ่อนลงจนเน้นใช้กับ "การประชุมที่มุ่งการตัดสินใจ" เป็นหลัก
ความเป็นจริงของนโยบายเวลาในการประชุม
- เวลาเริ่มต้นการประชุมใน Google Calendar ก็ถูกปรับค่าเริ่มต้นเป็น 25/50 นาทีด้วย
- แต่ในสถานการณ์จริง การประชุมมักไม่จบตรงเวลา จนถึงขั้น คนที่มีประชุมถัดไปต้องมาเคาะประตู เพราะการประชุมก่อนหน้ายังไม่เลิก
- แม้จะถึงเวลา 2:50 แล้วก็ยังไม่ยอมออกจากห้อง ทำให้เกิดการกระทบกระทั่งกับทีมที่จองต่อ
เหตุการณ์จองห้องประชุม 10 นาที
-
ทีมหนึ่งในออฟฟิศ NYC จอง ช่วง 10 นาทีสุดท้ายที่เหลือของห้องประชุม สำหรับสแตนด์อัพมีตติ้งของทีม
- ด้วยนโยบายประชุม 50 นาที จึงเกิดช่วงเวลาว่าง 10 นาทีแบบนี้บ่อยครั้ง
- ทีมนี้ใช้ช่องว่างสั้น ๆ นี้เพื่อจัดประชุมอย่างมีประสิทธิภาพ
-
กรณีที่เกิดขึ้นจริง
- เวลา 2:50 มีคนมาเคาะประตูแล้วบอกว่า "ถึงเวลาจองของเราแล้ว"
- คนที่ใช้อยู่ก่อนตอบว่า "ตอนนี้ยัง 2:50 อยู่ นี่ยังเป็นเวลาของฉัน"
- อีกฝ่ายยืนยันว่า "10 นาทีนี้คือเวลาที่เราจอง" พร้อมพิสูจน์การจองและเข้าครอบครองห้อง
- เกิดภาพการออกจากห้องแบบไม่พอใจ
- เป็นการเห็นกับตาว่า "ถ้าบังคับใช้นโยบายจริง ๆ ก็จะเกิดสถานการณ์ชวนอึดอัดแบบนี้"
บทสรุปและสิ่งที่รู้สึก
- แม้เจตนาของนโยบายจะดี แต่ในสภาพแวดล้อมการทำงานจริงกลับนำไปสู่ผลลัพธ์ที่ ไม่สมจริง
- ตัวตนหรือแรงจูงใจของ ทีมที่ใช้สิทธิ์จองช่วงเวลาสั้น ๆ จริงจัง ยังเป็นปริศนา
- เรื่องเล่านี้เป็นตัวอย่างที่สะท้อน ช่องว่างระหว่างการลงมือปฏิบัติ นโยบาย และวัฒนธรรมขององค์กรขนาดใหญ่
2 ความคิดเห็น
การปฏิบัติตามแบบมุ่งร้ายงั้นเหรอ? เป็นกลยุทธ์ที่เท่มากจริง ๆ
ความคิดเห็นบน Hacker News
การประชุมควรจบตอน 2:50 แต่ในความเป็นจริงกลับไม่เป็นแบบนั้น ที่มหาวิทยาลัยมิชิแกนเขาแก้ปัญหานี้ด้วยการเริ่มคาบเรียนช้ากว่าเวลาที่ประกาศไว้อย่างเป็นทางการ 10 นาที กล่าวคือคลาสที่ระบุว่า 10-11 น. จริง ๆ แล้วเรียน 10:10-11 น. ผู้คนจึงมาถึงตอน 10:10 และสิ่งนี้สร้างผลของจุดอ้างอิงที่ค่อนข้างมาก ความรู้สึกต่างกันมากเวลาที่อะไรบางอย่างไม่จบตรงเวลา
ในมหาวิทยาลัยฟินแลนด์และอีกหลายแห่งในยุโรปก็มีธรรมเนียม “academic quarter” (15 นาทีทางวิชาการ) อยู่เหมือนกัน ถ้าบอกว่าเริ่ม 10 โมง ก็หมายถึงเริ่มจริงตอน 10:15 แต่ถ้าระบุว่า 10:00 ตรง ก็จะเริ่มทันทีตามนั้น ธรรมเนียมนี้มีที่มาจากสมัยก่อนที่ยังไม่มีนาฬิกา นักศึกษาจะได้ฟังเสียงระฆังแล้วเดินย้ายที่ได้ทัน
ที่ Michigan State ศาสตราจารย์คณิตศาสตร์ Wade Ramey จะล็อกประตูห้องเรียนทันทีเมื่อเริ่มคาบ ทำให้ถ้ามาสายจะเข้าไม่ได้ เวลาส่งการบ้านก็ต้องเย็บด้วยลวดเย็บกระดาษให้เรียบร้อย และข้อที่ผิดบางครั้งไม่ได้แค่หักคะแนน แต่ให้คะแนนติดลบด้วย ถึงจะเข้มงวดแบบนี้ ฉันก็ยังสนุกกับการเรียนกับเขา
ธรรมเนียมที่พูดถึงข้างบนเรียกว่า 'academic quarter' ปกติคือ 15 นาที
ในเยอรมนีและที่อื่น ๆ ก็มีธรรมเนียมมหาวิทยาลัย “c.t.” (cum tempore, รวมเวลา) ที่เริ่มช้ากว่า 15 นาที สำหรับฉันมันเป็นธรรมเนียมที่หายไปแล้ว แต่เวลาที่ระบุชัดว่า “s.t.” (sine tempore, ตรงเวลา) จะเริ่มตรงเป๊ะ
ทุกวันนี้ในบริษัทยักษ์ใหญ่สายเทคหลายแห่งก็มีการตั้งค่าเริ่มประชุมช้ากว่าเวลาต้นชั่วโมง/ครึ่งชั่วโมง 5 นาทีเสมอ และให้จบตรงต้นชั่วโมงหรือครึ่งชั่วโมงเป็นค่าเริ่มต้น วิธีนี้ทำให้มีเวลาย้ายห้องประชุมและจัดการความต้องการทางกายภาพ ถ้าบริษัทคุณยังไม่มี แค่เปิดตัวเลือก buffer ที่มีมาให้ในเครื่องมือจัดตารางก็พอ
ที่ St Andrews University มีแนวคิด “Academic hour” คือคาบเรียนจะเริ่มช้ากว่า 5 นาทีและจบเร็วกว่า 5 นาทีเสมอ เช่น คลาส 10-11 น. จริง ๆ คือ 10:05-10:55 จุดประสงค์คือให้เวลาย้ายระหว่างเลกเชอร์และทำให้เวลาเตรียมการเป็นมาตรฐาน
UC Berkeley ก็เคยมีธรรมเนียมแบบนี้ ตอนเป็นนักศึกษาใหม่ไม่มีใครบอกเรื่องนี้เลย วันแรกของการเรียนทุกคนจึงมาก่อนเวลา แล้วอาจารย์ก็ถามว่ามากันทำไม ไม่รู้หรือว่ามันเริ่มอีก 10 นาทีข้างหน้า ทำเอาตกใจมาก
ฉันคิดว่า Larry Page ก็น่าจะได้ไอเดียมาจากวิธีนี้ ที่ UMich เขายกเลิกสิ่งที่เรียกว่า ‘Michigan time’ อย่างเป็นทางการในปี 2018 แต่ฉันชอบระบบแบบนี้นะ
ทีมเราตอนช่วงโรคระบาดกำหนดให้ 5 นาทีแรกของทุกการประชุมเป็นเวลาพักทางกายภาพโดยปริยาย ทำให้จริง ๆ แล้วการประชุมเริ่มตอน :05 หรือ :07 และถ้าการประชุมก่อนหน้ายืดมาถึงตอนนั้น ก็ไม่แปลกที่ใครจะบอกให้รีบออก
ธรรมเนียมเวลาเริ่มแบบจำกัดนั้นหายไปประมาณปี 2017
ฉันปรับตารางประชุมของตัวเองให้เริ่มช้า 5 นาทีมาหลายปีแล้ว แต่ Google Calendar ไม่มีฟังก์ชันนี้ในตัว ทำให้ต้องคอยปรับเองทุกครั้งซึ่งน่ารำคาญ
นี่เป็นวิธีแก้ที่ชัดเจนมากเกินไป
โรงเรียนและบริษัทที่ฉันเคยอยู่ ถ้าการประชุมหรือคลาสเริ่มแบบหยวน ๆ คนสำคัญก็มักจะมาสาย สุดท้าย 5-10 นาทีแรกก็เสียเปล่า ผู้นำยังต้องเสียเวลาพูดซ้ำหรือสรุปตอนต้น “ให้คนที่เพิ่งเข้ามา” ฟังด้วย ฉันพยายามมาถึงตรงเวลาตลอด และรู้สึกแย่มากเวลาต้องเสียเวลาซ้ำให้คนที่มาสาย เมื่อ 25 ปีก่อน ฉันเคยโดนปลดจากงานอาสาสมัครสำคัญครั้งหนึ่งเพราะไปสาย หลังจากนั้นเลยฝึกตัวเองว่าอย่าสายอีก แม้แต่ตอนใช้ขนส่งสาธารณะ ฉันก็เผื่อเวลาเกิน 30 นาทีและไปถึงเร็วมากเสมอ
ฉันคิดว่านี่ไม่ใช่ “Malicious compliance” แต่เป็น “pedantic enforcement” มากกว่า ถ้าเป็น ‘malicious compliance’ จริง ก็คงจะจองประชุม 10 นาทีต่อจากประชุม 50 นาทีในห้องเดียวกันทันที
มันเป็นคำแบบคลิกเบตมากกว่า จริง ๆ แล้วบริษัทประหยัดเงินได้จากการใช้ห้องประชุมอย่างมีประสิทธิภาพ และนโยบายพักของ CEO ก็ถูกบังคับใช้จริง ผู้กระทำที่เป็นปัญหาจริงคือทีมที่พยายามลากเวลาเกินกฎ 50 นาทีจนวินาทีสุดท้าย
นี่ไม่ใช่การจับผิดด้วยซ้ำ กลุ่มนั้นดูจะเป็นกลุ่มเดียวในบริษัทที่มีสามัญสำนึก ปัญหาที่แท้จริงคือ Page ผู้ใต้บังคับบัญชาไม่สามารถคัดค้านนโยบายประหลาดที่ลงมาจากข้างบนอย่างเปิดเผยได้ ฝ่ายที่ผิดรองลงมาคือคนที่ยึดห้องประชุมใช้เกิน 50 นาที ซึ่งก็พอเข้าใจได้เพราะมันเป็นสิ่งที่เกิดขึ้นตามธรรมชาติ แต่ยังไงปัญหาก็คือใช้ห้องที่มีคนอื่นจองต่อเหมือนเป็นของตัวเอง
ฉันคิดว่าข้อสรุปจริง ๆ คือแยกจองประชุม 50 นาที กับประชุม 10 นาทีต่างหาก การเข้าไปใช้ห้องที่ไม่ได้จองไม่ใช่ 'malicious compliance'
ตามทฤษฎีของผู้นำลูกเสือคนหนึ่ง แต่ละคนตีความ “9:30” ไม่เหมือนกัน สำหรับบางคนคือ 9:25 สำหรับบางคนคือ 9:45 แต่ “9:32” เป็นเวลาที่ทุกคนเข้าใจชัดเจนตรงกัน ดังนั้นเขาจึงมักกำหนดเวลาประชุมแปลก ๆ อย่าง “วันนี้เจอกัน 6:07”
ถ้าฉันอยู่ในห้องประชุม ฉันคงกลับรู้สึกโล่งใจ เพราะการประชุมในบริษัทใหญ่มักไม่จบถ้าไม่มีแรงกระตุ้นจากภายนอก การมีคนมาเคาะจึงช่วยได้
ที่สตาร์ตอัปแห่งหนึ่ง การประชุมการตลาดและการขายยาวเกินไป ฉันเลยไปซื้อนาฬิกานกกาเหว่าจากร้านนาฬิกามาติดในห้องประชุม ให้มันร้องทุก 15 นาที หลังจากนั้นการประชุมก็สั้นลงและจำนวนประชุมก็น้อยลง CEO กับเจ้าหน้าที่ธุรการก็ชอบนาฬิกาเรือนนี้มาก
ฉันรู้สึกมานานแล้วว่าเมื่อประชุมเกิน 45 นาที สมาธิจะเริ่มตก ดังนั้นประชุมที่ฉันจัดเองจะจำกัดไว้ที่ 45 นาทีเสมอ ทุกวันนี้เป็นรีโมต 100% ก็ยังใช้หลักนี้ และช่วงที่ไม่เกี่ยวกับฉันก็จะปล่อยผ่านไปแล้วเอาเวลาไปเขียนคอมเมนต์ใน HN
ในบทความคนที่บุกเข้าห้องประชุมดูเหมือนเป็นตัวร้าย แต่ฉันอยู่ข้างพวกเขา หลายครั้งการประชุมยาวโดยไม่จำเป็นมีมากกว่าการประชุมที่จำเป็นต้องยาวจริง ๆ ในองค์กรที่มีประชุมเยอะ ถ้าปล่อยให้ยื้อจนหมดเวลาหรือเกินเวลาเป็นประจำ มันคือปัญหา คุณจะไปประชุมถัดไปสาย หรือไม่ก็ต้องยอมตัดเวลาพักทางกายภาพทิ้ง
แค่กำหนดวาระการประชุมให้ชัด และรักษากติกาอย่างเคร่งครัด ถ้าเสร็จแล้วก็เลิกประชุมทันที
ฉันเคยเจอ standup ยาว 90 นาทีเหมือนกัน ตอนนั้นคนที่เสนอให้จบใน 10 นาทีคือฮีโร่จริง ๆ
ในบางบริษัท พอผ่านไป 70-80 นาที พนักงานบางคนจะลุกออกจากห้องประชุมแบบไม่เกรงใจเพื่อสร้างเวลาพักของตัวเอง ปกติพอถึงจุดนั้นคนก็มักแยกไปคุยกลุ่มย่อยกันได้มีประสิทธิผลกว่า และนั่นแหละที่ทำให้สุดท้ายการประชุมจบเร็วขึ้น
คนจำนวนมากแค่อยากอู้ในที่ประชุมมากกว่าจะทำงานจริง ยิ่งประชุมนานก็ยิ่งได้เงินเดือนโดยไม่ต้องทำอะไร การประชุมไม่จำเป็นด้วยซ้ำ และเป็นวิธีส่งต่อข้อมูลที่แย่ที่สุด
บางครั้งในการประชุมวิดีโอ ฉันเคยแกล้งทำเป็นมีคนมาเคาะเพื่อบังคับให้จบ
ฉันชอบการประชุมสไตล์ pomodoro มันเป็นบททดสอบของเจตจำนงและความอดทน
“ปัญหาที่การประชุม 50 นาทีมักกลายเป็น 1 ชั่วโมงเสมอ” แก้ได้ด้วยการเริ่มในเวลาที่ไม่กลม เช่น 9:10AM เพราะจะมีจุดสิ้นสุดที่ชัดเจนคือ 10 โมง ถ้าเริ่ม 9 โมง คนมักไม่จบตอน 50 นาทีแล้วลากไปถึง 10 โมงแทน
บางคนทำทุกอย่างตามเวลาเป๊ะ บางคนมาจากวัฒนธรรมที่มาสาย สำหรับฉันคงจบตอน 9:50 พอดี
ที่มหาวิทยาลัยมิชิแกน ธรรมเนียมนี้ก็ลงตัวตามธรรมชาติเหมือนกัน และฉันชอบระบบแบบนี้ ได้ยินมาว่าถูกยกเลิกอย่างเป็นทางการในปี 2018
ทีมเรามีวัฒนธรรมให้ทุกการประชุมเริ่มช้า 5 นาที และต้องจบตรงต้นชั่วโมงหรือครึ่งชั่วโมงเสมอ (ประชุม 55 นาที) ทีมข้าง ๆ จะมาเคาะห้องตรงเวลานั้นพอดี จึงไม่มีใครบ่นอะไร
จริง ๆ แล้วมันไม่ใช่วิธีแก้ เว้นแต่ว่ากลุ่มถัดไปจะเข้ามาแล้วไล่คุณออก ไม่อย่างนั้นการประชุมก็มักจะยืดต่ออยู่ดี
ต่อให้มีคนแนะนำว่าให้เริ่ม 9:10AM ในความเป็นจริงบางประชุมก็จะยังบอกว่าเริ่ม 9 โมง แต่เอาเข้าจริงกว่าจะเริ่มก็ 9:10 อยู่ดี ถ้าตั้งไว้ 9:10 ก็จะขยับไปเริ่ม 9:20 แทน
ใช่เลย ตามที่ว่ามา มันจะยืดตามเวลาเลิกที่กำหนดอยู่ดี
ฉันเคยไล่ Larry Page ออกจากห้องประชุมมาแล้ว เขายอมออกจากห้องดี ๆ โดยไม่มีท่าทีมีอภิสิทธิ์อะไรเลย จนทำให้ฉันเคารพเขามากขึ้น
ฉันเห็นใจฝั่ง Larry Page มากกว่า ฉันคิดว่าต้องมีคนคอยขับเคลื่อนการประชุม และภายในเวลาที่กำหนดควรได้ผลลัพธ์ตามคาดหมาย เช่น การตัดสินใจ ถ้าผ่านไป 45 นาทีแล้วยังไม่ได้คำตอบ ก็ควรมอบการบ้านแล้วกลับมาคุยใหม่ ‘malicious compliance’ แบบนี้แหละที่ทำให้การประชุมจบตรงเวลาและทุกคนได้ไปเข้าห้องน้ำ
ไม่ใช่ทุกการประชุมจะมีเป้าหมายเป็นการตัดสินใจเสมอไป ยังมีการบรีฟ, all-hands, standup, การอภิปราย, lunch and learn และการประชุมประเภทอื่น ๆ ที่มี “จุดประสงค์” ต่างกัน จึงต้องจัดสรรเวลาและพื้นที่ให้เหมาะกับลักษณะนั้นด้วย
สำหรับฉัน การประชุมที่ไม่มีผลลัพธ์มีความหมายน้อยมาก ต่อให้ไม่ใช่การตัดสินใจเฉพาะเจาะจง ก็ต้องมี “ผลลัพธ์ที่มองเห็นได้” ถ้าคนสองคนคุยกัน 30 นาทีแล้วไม่มีอะไรถูกบันทึกไว้ที่ไหนเลย มันก็ไม่มีความหมาย ทุกวันนี้ดูเหมือนผู้คนยิ่งลังเลที่จะทิ้งข้อมูลไว้เป็นหลักฐานมากขึ้น ซึ่งเป็นปัญหา
ก็มีการประชุมเชิงอภิปรายที่ไม่จำเป็นต้องตัดสินใจเหมือนกัน บางทีก็จำเป็นต้องมีพื้นที่ให้ทั้งองค์กรจัดแนวทางร่วมกัน
ฉันไม่ชอบที่นโยบายที่เขียนไว้ชัดเจนกลายเป็นมาตรฐานทางสังคมที่ทุกคนเมินเฉย ถ้ากฎถูกใช้มานานขนาดนั้น ก็ควรเปลี่ยนมัน หรือไม่ก็ต้องบังคับใช้อย่างจริงจัง
ในช่วงปลายยุค 90 ผู้จัดการหญิงคนหนึ่งจะจองประชุมครั้งละ 50 นาทีเสมอ และถ้าครบ 50 นาทีเป๊ะ เธอจะลุกขึ้นออกไปทันที แม้ตอนที่ผู้บริหารระดับสูงกว่ากำลังพูดอยู่ก็ตาม เธอจะปิด folio อย่างสุภาพ แต่หนักแน่น แล้วเดินออกจากห้องประชุม
มีนโยบายว่า “ทุกคนต้องให้ input ในที่ประชุม” ซึ่งทำให้ช่วงระหว่างประชุมฉันไม่มีเวลาแม้แต่จะโค้ดหรือ refactor เลย จนบางครั้งฉันถึงกับตั้งใจเข้าประชุมใหญ่ 2 ชั่วโมงที่ปกติไม่จำเป็นต้องไป เพื่อจะได้มีเวลาแอบเขียนโค้ด นี่ก็เป็น malicious compliance อีกแบบหนึ่ง
วิธีที่ดีกว่าคือให้สิทธิ์คนปฏิเสธคำเชิญประชุมได้ถ้าไม่จำเป็น การเพิ่มรายชื่อผู้เข้าร่วมแบบเผื่อไว้ก่อนว่า “อาจต้องใช้” เป็นปัญหาเรื้อรังของบริษัทใหญ่
บางทีก็ร่วมมือกับนักพัฒนาคนอื่นสร้างประชุม “dev sync” 2 ชั่วโมงไว้เฉย ๆ ทั้งที่จริงไม่มีประชุมอะไรเลย
ฉันสงสัยว่าทำไมไม่ข้ามประชุมไปแล้ว refactor เลย ถ้าต้องใช้ประชุมเป็นข้ออ้างเพื่อกันไม่ให้คนอื่นมาแย่งเวลาคุณ ก็แปลว่าวัฒนธรรมบริษัทไร้ประสิทธิภาพมากแล้ว ในสภาพแวดล้อมแบบนั้นก็ควรพิจารณาย้ายงานอย่างจริงจัง