การมอบหมายงาน 101: หาให้ได้ว่าอะไรควรมอบหมาย
(leaddev.com)ทำไมรายการสิ่งที่ต้องทำถึงมีแต่ยาวขึ้นไม่รู้จบ? ลองทำแบบฝึกหัดต่อไปนี้เพียง 10 นาที แล้วคัดออกมาว่าอะไรควรมอบหมาย
ขั้นที่ 1: ทำรายการสิ่งที่ต้องทำ (a few minutes)
-
มีงานอะไรที่ต้องทำซ้ำ ๆ และคุณอยากเลิกทำแล้ว?
-
ทุกครั้งที่มีคนใหม่เข้าทีมหรือมีคนออกจากทีม มีงานอะไรที่คุณต้องทำด้วยมือทุกครั้ง?
-
ถ้าสัปดาห์หน้าคุณจะลาพักร้อนยาว ปัญหาเพียงเรื่องเดียวอะไรที่ถ้ากลับมาแล้วเห็นว่าได้รับการแก้ไขไปแล้วจะทำให้คุณมีความสุข?
ขั้นที่ 2: แยกรายการสิ่งที่ต้องทำเป็น 'งานที่มีแค่คุณทำได้' และ 'ตัวเลือกสำหรับมอบหมาย' (a couple of minutes)
วิธีแยกว่าอะไรคือ "งานที่มีแค่คุณทำได้"
- งานในฐานะผู้จัดการ: อนุมัติค่าใช้จ่าย อนุมัติวันลา รีวิวผลงาน เขียน offer letter และกรณีอื่น ๆ ที่มีเพียงคุณเท่านั้นที่จัดการข้อมูลลับได้ (→ อาจลองขอให้ผู้จัดการของคุณหรือเพื่อนร่วมงานช่วยได้เช่นกัน)
- งานที่เกี่ยวกับสิทธิ์: เมื่อมีเพียงคุณคนเดียวที่สามารถรีวิว อนุมัติ และให้สิทธิ์ตามคำขอได้จริง (→ อาจเพิ่มผู้อนุมัติให้มากขึ้นเพื่อไม่ให้คุณเป็นคนเดียว)
- งานที่เกี่ยวกับบริบท: เมื่อมีแค่คุณที่เข้าร่วมประชุมบางวงและมีข้อมูลที่ต้องแชร์กับทีม หรือมีแค่คุณที่ได้รับฟีดแบ็กที่สำคัญมากต่อผลงานของสมาชิกทีม (→ อาจบันทึกข้อมูลหรือบริบทนี้ไว้เป็นเอกสารได้)
- งานที่เกี่ยวกับเดดไลน์: เมื่อต้องรีบทำมากจนไม่มีเวลามอบหมาย (→ โดยมากเดดไลน์ยืดหยุ่นได้มากกว่าที่คุณคิด แค่ลองถามว่าสามารถเลื่อนกำหนดการได้ไหมก็ไม่เสียหาย)
งานที่ดูเหมือนมีแค่คุณทำได้ แต่จริง ๆ แล้วมอบหมายได้
- action item จากการประชุมที่มีหลายคนเข้าร่วม: ถึงจะเป็นงานที่คุณบอกว่าจะทำเอง แต่ถ้าดูแล้วคงทำไม่ทันเวลา ให้ประเมินความพร้อมของคุณใหม่แล้วมอบหมายออกไป
- ฟีดแบ็ก: แค่มีคนมาขอฟีดแบ็กจากคุณ ไม่ได้แปลว่ามีแต่คุณเท่านั้นที่ให้ฟีดแบ็กได้ ถ้าคุณแนะนำคนใหม่ที่เหมาะสมให้ผู้ขอฟีดแบ็กได้ ก็สามารถมอบหมายได้เช่นกัน
- ประกาศ: ในทีมที่แข็งแรง ข่าวสำคัญสามารถออกมาจากหลายคนได้ ลองตั้งใจทำแบบนั้นดู
- งานที่มีคนมาขอให้คุณทำโดยตรง: แม้จะขอคุณโดยตรงก็ยังมอบหมายได้ และอาจเป็นโอกาสให้คนรู้ว่ามีคนอื่นที่เหมาะกับงานนี้เช่นกัน
ขั้นที่ 3: ย้ายไอเท็มให้มากขึ้นไปยังคอลัมน์ 'ตัวเลือกสำหรับมอบหมาย'
-
เรียงลำดับความสำคัญของงานที่มีแค่คุณทำได้ แล้วเหลือไว้เพียง 5 อย่าง
-
ตอนนี้มีแค่ 5 อย่างนั้นเท่านั้นที่เป็นงานที่คุณต้องทำเองทันที ที่เหลือทั้งหมดให้ย้ายไปเป็นตัวเลือกสำหรับมอบหมาย
ขั้นที่ 4: จัดอันดับตัวเลือกสำหรับมอบหมายด้วย 'ความพยายาม' และ 'ผลลัพธ์' (ไม่เกิน a couple of minutes)
-
ลองแยกดูว่างานไหนทำได้โดยใช้ความพยายามน้อย (แม้คุณจะไม่ได้เป็นคนทำเอง) และเมื่อทำแล้วให้ผลลัพธ์สูง นี่ไม่ใช่โจทย์ที่มีคำตอบตายตัว จึงไม่ต้องพยายามแบ่งให้เป๊ะ ให้เชื่อลางสังหรณ์แรกของคุณ
-
More impact, More effort: เป็นงานที่หากมอบหมายแล้วจะช่วยประหยัดเวลาคุณได้มากที่สุด ให้มอบหมายพวกนี้ก่อน
-
More impact, Less effort: คุณเองก็อาจทำได้ง่าย แต่ถ้าสมาชิกทีมอยากได้ความท้าทาย ก็สามารถมอบหมายได้
-
Less impact, More effort: ให้พิจารณาทำ automation
-
Less impact, Less effort: ให้พิจารณาตัดออกจากรายการ
ขั้นที่ 5: เลือก 5 งานที่จะมอบหมาย
-
เรียงลำดับความสำคัญของตัวเลือกสำหรับมอบหมาย แล้วเลือกมาเพียง 5 อย่างเพื่อมอบหมาย
-
ระหว่าง 'งานที่มีผลกระทบสูงแต่ต้องใช้ความพยายามพอสมควร' กับ 'งานที่มีผลกระทบปานกลางแต่ใช้ความพยายามน้อย' ให้ให้ความสำคัญกับอย่างหลังมากกว่า
ขั้นต่อไป
-
ถ้าแบบฝึกหัดนี้ยาก ก็ไม่ได้มีแค่คุณที่รู้สึกแบบนั้น ผู้เขียนก็ยาก และทุกคนก็ยากเหมือนกัน
-
หนึ่งในเรื่องที่ยากที่สุดเมื่อวิศวกรกลายมาเป็นผู้นำ คือการมอบหมายงาน ส่วนใหญ่มาจากความรู้สึกผิดและความผิดหวังที่เกิดขึ้นเมื่อมอบหมายงานที่เดิมเราบอกว่าจะทำเอง
-
แต่ถ้าคุณก้าวข้ามความรู้สึกนี้ได้ คุณจะโฟกัสกับงานที่สำคัญกว่าในฐานะผู้นำได้ นั่นคือทำให้ทีมประสบความสำเร็จมากขึ้น
-
อยากให้ลองทำแบบฝึกหัดนี้เดือนละครั้งแล้วมองหารูปแบบ เริ่มจากเล็ก ๆ ก่อน และเมื่อเริ่มสบายใจขึ้นก็จะมอบหมายได้มากขึ้น
-
บทความถัดไปจะพูดถึงว่าควรมอบหมายให้ใคร และทำอย่างไรให้มอบหมายได้สำเร็จ ← ยังไม่ออก
3 ความคิดเห็น
แม้จะไม่ได้เกี่ยวข้องโดยตรงกับเรื่องนี้ แต่สิ่งที่ผมกำลังครุ่นคิดอยู่ช่วงนี้คือ
ยิ่งมีประสบการณ์มากขึ้น ก็ยิ่งสะสมทั้งความรู้โดเมน ความรู้เกี่ยวกับหลายโปรเจกต์ และประวัติความเป็นมา
การถูกขัดจังหวะจากงานที่เกี่ยวข้องก็สะสมมากขึ้น
นี่แหละครับ เลยกำลังคิดอยู่ว่าควรรับมือกับเรื่องนี้อย่างไร
(อาจจะเป็นเรื่องที่ฟังดูพื้นๆ) แต่สำหรับผม พอมีสิ่งรบกวนเข้ามา นอกจากแค่จัดการมันแล้ว ผมยังพยายามทำผลลัพธ์อย่างเช่นเอกสารแนวทางไว้ เพื่อลดสิ่งรบกวนลักษณะคล้ายกันในครั้งถัดไป แบบนี้ก็ช่วยให้ดีขึ้นเล็กน้อยครับ และดูเหมือนว่าการกำจัดสาเหตุของสิ่งรบกวนก็ทำได้ด้วยงานอย่างการทำงานซ้ำๆ ให้เป็นอัตโนมัติ เป็นต้น
เป็นคำกล่าวที่ดีมากครับ