JP Morgan ถูก SEC ปรับจากการลบประวัติอีเมล
(theregister.com)- JP Morgan ถูกปรับ ประมาณ 4 ล้านดอลลาร์ ($4m) หลังสูญเสียบันทึกการสื่อสารอิเล็กทรอนิกส์จำนวนมากในปี 2018 ที่เกี่ยวข้องกับ Chase Bank
- บันทึกที่ถูกลบคือการสื่อสารอิเล็กทรอนิกส์ประมาณ 47 ล้านรายการ จาก กล่องจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ประมาณ 8,700 กล่อง ระหว่างวันที่ 1 มกราคมถึง 23 เมษายน 2018 โดยบางส่วนเป็นบันทึกทางธุรกิจที่กฎหมายกำหนดให้ต้องเก็บรักษา
- บริษัทดำเนินการลบโดยเชื่อว่าการตั้งค่า การเก็บรักษา 36 เดือน ของผู้ให้บริการจัดเก็บทำงานถูกต้อง แต่ภายหลังพบว่าการป้องกันไม่ได้ถูกนำไปใช้กับโดเมนของ Chase
- ในการสอบสวนด้านกฎระเบียบที่เกี่ยวข้องกับหลักทรัพย์ทางแพ่งอย่างน้อย 12 คดี JP Morgan ได้รับหมายเรียกและคำขอเอกสาร แต่ไม่สามารถกู้คืนหรือส่งมอบบันทึกที่ถูกลบถาวรได้
- หลังเหตุการณ์ บริษัทได้นำระบบโค้ดสำหรับการเก็บรักษาและขั้นตอนอนุมัติของตนเองมาใช้ และ SEC สั่งให้ยุติการกระทำผิดในอนาคต พร้อมชำระ ค่าปรับ 4 ล้านดอลลาร์
การลบบันทึก 47 ล้านรายการและมาตรการลงโทษของ SEC
- JP Morgan ถูก SEC ปรับ 4 ล้านดอลลาร์ จากการลบบันทึกอีเมลในปี 2018 หลายล้านรายการที่เกี่ยวข้องกับบริษัทลูก Chase Bank
- ขนาดการลบอยู่ที่บันทึกการสื่อสารอิเล็กทรอนิกส์ประมาณ 47 ล้านรายการ จากกล่องจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ประมาณ 8,700 กล่อง
- ช่วงเวลาที่เกี่ยวข้องคือระหว่างวันที่ 1 มกราคมถึง 23 เมษายน 2018
- หลายรายการในนั้นถูกพิจารณาว่าเป็นบันทึกทางธุรกิจที่ต้องเก็บรักษาตาม Securities Exchange Act of 1934
- ปัญหานี้ส่งผลต่อการสอบสวนด้านกฎระเบียบที่เกี่ยวข้องกับหลักทรัพย์ทางแพ่งอย่างน้อย 12 คดี
- ในจำนวนนี้ 8 คดีเป็นการสอบสวนที่ดำเนินการโดยเจ้าหน้าที่ SEC
- JP Morgan ได้รับหมายเรียกและคำขอเอกสาร แต่เนื่องจากบันทึกถูกลบถาวร จึงไม่สามารถกู้คืนหรือส่งมอบได้
การตัดสินใจผิดพลาดในโครงการลบข้อมูล
- จุดเริ่มต้นมาจากโครงการที่พยายามลบการสื่อสารและเอกสารเก่าที่ไม่มีภาระผูกพันต้องเก็บรักษาอีกต่อไปออกจากระบบ
- กระบวนการที่ JP Morgan นำมาใช้ไม่สามารถลบเอกสารที่ระบุว่าเป็นเป้าหมายการลบได้อย่างถูกต้อง และระหว่างการแก้ปัญหา ได้มีการดำเนินงานลบกับการสื่อสารอิเล็กทรอนิกส์ในไตรมาสแรกของปี 2018
- ขณะนั้น JP Morgan เชื่อว่าบันทึกที่อยู่ภายใน ระยะเวลาเก็บรักษาตามกฎระเบียบ 36 เดือน ที่ Exchange Act กำหนด ถูกจัดเก็บไว้ในลักษณะที่ไม่สามารถลบถาวรได้
ผู้ให้บริการจัดเก็บและการตั้งค่าเก็บรักษา 36 เดือน
- JP Morgan เห็นว่าความรับผิดชอบอยู่ที่ ผู้ให้บริการอาร์ไคฟ์ นิรนามที่บริษัทว่าจ้างให้จัดเก็บการสื่อสาร
- ผู้ให้บริการรายดังกล่าวเคยรับรองต่อ JP Morgan และ FINRA หลายครั้งว่า media storage ของตนปฏิบัติตามกฎของ Exchange Act เกี่ยวกับระยะเวลาเก็บรักษา 36 เดือน
- JP Morgan จึงเห็นว่าเอกสารภายในช่วงเวลานี้ได้รับการป้องกันจากการถูกลบ
- ยังมีการใช้โค้ดเพิ่มเติมกับกล่องจดหมายที่อยู่ภายใต้ legal holds เพื่อปกป้องเอกสารที่ต้องเก็บไว้ด้วยเหตุผลอื่น เช่น คดีความ
ลำดับเหตุการณ์การลบจริงและการค้นพบ
- ในเดือนมิถุนายน 2019 ทีม Corporate Compliance Technology กำลังดำเนินโครงการลบการสื่อสารอิเล็กทรอนิกส์ที่ไม่จำเป็นต้องเก็บรักษาอีกต่อไป รวมถึงอีเมลและข้อความโต้ตอบแบบทันที
- เมื่อขั้นตอนที่ JP Morgan และผู้ให้บริการสร้างขึ้นไม่สามารถลบเอกสารที่เหมาะสมได้ ทีมจึงดำเนินงานลบในหลายช่วงเวลา
- ซึ่งรวมถึงอีเมลตั้งแต่วันที่ 1 มกราคมถึง 23 เมษายน 2018 ด้วย
- ทีมเชื่อว่ามีมาตรการป้องกันที่ขัดขวางการลบบันทึกที่ต้องเก็บรักษา
- แต่ในความเป็นจริง ผู้ให้บริการไม่ได้ใช้การตั้งค่าเก็บรักษากับ โดเมน Chase ภายใน JP Morgan อย่างถูกต้อง
- ส่งผลให้อีเมลในโดเมนดังกล่าวถูกลบถาวร ยกเว้นรายการที่ได้รับการป้องกันด้วยโค้ดเพิ่มเติมของ legal holds
- JP Morgan ทราบเรื่องนี้ในเดือนตุลาคม 2019 เมื่อทีม legal discovery พบว่าการสื่อสารอิเล็กทรอนิกส์ในช่วงต้นปี 2018 หายไป
- บริษัทได้รายงานเหตุการณ์ต่อ SEC ในเดือนมกราคม 2020
มาตรการป้องกันการเกิดซ้ำและการวินิจฉัยของ SEC
- JP Morgan ตอบสนองต่อเหตุการณ์ด้วยการนำ โค้ดเก็บรักษา 36 เดือน ของตนเองมาใช้ และปรับปรุงขั้นตอนการปฏิบัติงาน
- ขั้นตอนใหม่ป้องกันไม่ให้มีการดำเนินงานลบกับการสื่อสารอิเล็กทรอนิกส์ที่ยังมีภาระผูกพันต้องเก็บรักษา
- พนักงานที่ต้องการดำเนินงานลบต้องได้รับอนุมัติจากเจ้าหน้าที่สารสนเทศระดับสูง
- SEC วินิจฉัยว่า JP Morgan จงใจละเมิด Exchange Act Section 17(a) และ Rule 17a-4(b)(4)
- ข้อกำหนดดังกล่าวกำหนดให้ broker-dealer ต้องเก็บรักษาการสื่อสารขาเข้าที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจและสำเนาการสื่อสารขาออกไว้อย่างน้อย 3 ปี
- SEC สั่งให้ JP Morgan ยุติการกระทำผิดในอนาคตและชำระ ค่าปรับ 4 ล้านดอลลาร์
- JP Morgan ระบุว่าบริษัทให้ความสำคัญกับภาระหน้าที่ในการเก็บรักษาบันทึกอย่างจริงจัง และได้ดำเนินมาตรการเพื่อเสริมความแข็งแกร่งให้กระบวนการและขั้นตอนต่างๆ
1 ความคิดเห็น
ความคิดเห็นจาก Hacker News
ผมมองว่าสถานการณ์คร่าว ๆ เป็นแบบนี้: 1) ข้อมูลที่ต้องเก็บรักษาไว้ด้วยเหตุผลทางกฎหมายไม่ควรถูกลบด้วยกระบวนการลบปกติ 2) ข้อมูลที่ควรถูกลบกลับไม่ได้ถูกลบอย่างถูกต้อง 3) เพื่อแก้ปัญหานี้ จึงมีการรันคำขอลบทั้งหมดจนถึงเวลาปัจจุบันแบบแมนนวลในปี 2018 โดยเชื่อว่าข้อมูลที่ต้องเก็บรักษาจะถูกข้อ 1 ปกป้องไว้ 4) แต่มีคนลืมตั้งค่าข้อ 1 สำหรับอีเมลที่ส่งไปยังโดเมน Chase ตอนนั้นการควบรวมก็ผ่านไปแล้ว 18 ปี 5) ไม่มีใครสังเกตเห็นอยู่ 1.5 ปี
ปัญหาใหญ่สุดน่าจะเป็นข้อ 5 ความผิดพลาดเกิดขึ้นได้ แต่ถ้ารู้ทันเวลา ก็น่าจะยังมีข้อความเหลืออยู่ในแบ็กอัป ถ้าไม่มีในแบ็กอัปด้วย นั่นเป็นปัญหาที่ใหญ่กว่ามาก อย่างไรก็ตาม ก็เป็นไปได้ว่าเพราะเรื่องการเปิดเผยพยานหลักฐานทางกฎหมาย แบ็กอัปจึงไม่ได้ถูกเก็บไว้นานอยู่แล้ว ด้วยเหตุผลเดียวกับที่ต้องลบอีเมลเก่าแต่แรก
ถ้าไม่มีเหตุผลที่หนักแน่น การให้บริษัทลงทุนกับโครงสร้างพื้นฐาน IT มากขึ้นอาจเป็นเรื่องไม่สมเหตุสมผลด้วยซ้ำ แม้แต่เหตุข้อมูลลูกค้ารั่วไหลครั้งใหญ่ก็แทบไม่ได้รับโทษ แล้วจะอธิบายต้นทุนการลดความเสี่ยงกับบอร์ดที่โกรธอยู่แล้วเพราะการเติบโตไตรมาสก่อนต่ำได้อย่างไร
ผมอยากรู้ว่าคนทำ IT เคยเห็นกรณีจริงเป็นอย่างไร เขาเก็บ บันทึกล็อก ของทุกข้อความจริงไหม หรือมีแค่สแนปช็อตของทุกบัญชีในบางช่วงเวลา
ผมไม่ใช่ทนาย แต่ในหลายประเทศ ผู้พิพากษาสามารถใช้ ข้อสันนิษฐานในทางเสียหาย (adverse inference) เพื่อสันนิษฐานได้โดยพฤตินัยว่ามีอะไรอยู่ในหลักฐานนั้น
มันคงไม่เป็นผลดีต่อฝ่ายที่ลบทิ้ง
https://en.m.wikipedia.org/wiki/Adverse_inference
อีเมลจำนวนมากน่าจะอยู่ภายใต้คำสั่งเก็บรักษาหลักฐานในคดีความ ถ้า Chase ต้องพึ่งอีเมลที่ควรเก็บไว้แต่เก็บไม่สำเร็จในคดีเหล่านั้น ผู้พิพากษาอาจสั่งคณะลูกขุนด้วย ข้อสันนิษฐานการทำลายหลักฐาน (spoliation inference) กล่าวคือ คณะลูกขุนสามารถอนุมานได้ว่าหลักฐานนั้นน่าจะเป็นผลเสียต่อ Chase
แต่ถ้าเป็นเพราะความไร้ความสามารถมากกว่าความจงใจ โอกาสก็จะน้อยลง
ผมคิดว่ามีกรณีแบบนี้เกิดขึ้นไม่น้อย
ผมเคยเป็นคนก่อเหตุแบบนี้ด้วยตัวเอง ตอนทำงานยังไม่ถึง 6 เดือน มีการสอบสวนภายในครั้งใหญ่เพราะมีคนใช้คีย์การ์ดทำเองเพื่อเข้าอาคารโดยไม่ได้รับอนุญาต
ผมถูกขอให้วิเคราะห์ event log ของเครื่องหนึ่งเพื่อดูว่าเกิดอะไรขึ้น แล้วระหว่างที่กำลังคลิกขวาที่ event log ในการประชุม Teams ที่มีคนอยู่ราว 12 คน ผมดันกดลบโดยไม่ตั้งใจ และเผลอกดยืนยันในกล่องโต้ตอบไปด้วยแบบอัตโนมัติ
ค่อนข้างน่าอาย แต่ผมก็พูดความจริงทันที หลังจากนั้นผมจะถอดปลั๊กแล้วทำ disk image ก่อนเสมอ
จากประสบการณ์ที่เคยทำงานในวงการการเงิน ฟังดูเป็นเรื่องเหลวไหล
แค่จะปรับเปลี่ยนโครงสร้างพื้นฐานยังต้องใช้ลายเซ็นและการประชุมไม่รู้จบ ไม่ต้องพูดถึงการไปยุ่งกับข้อมูล กว่าจะจัดการโฟลเดอร์คลาวด์ของพนักงานที่ลาออกคนเดียวได้ก็มีประชุมกันประมาณ 13 ครั้ง
แต่พอถึงเวลาขึ้นศาล กลับมีเรื่องหลายอย่างเกิดขึ้นเองอย่างน่าประหลาดในทางที่เป็นประโยชน์ต่อบริษัท
นี่คือเวอร์ชันองค์กรของคำว่า “ฝ่าย IT กินการบ้านผมครับ” เป็นข้ออ้างที่ไร้สาระ และก็ถูก “ลงโทษ” แค่ค่าปรับเล็กน้อย
ต้นทุนในการกำจัดอัตราการเกิดพื้นฐานของคำว่า “อุ๊ปส์ พลาดไป” นั้นเพิ่มขึ้นแบบทวีคูณ และไม่ใช่ทุกคนจะมีงบ IT ระดับ NASA
ที่เรายังรักษามะเร็งของมนุษย์ไม่ได้ ก็เพราะเราหลับตาให้กับมะเร็งที่เราสร้างขึ้นเอง
ค่าปรับ 4 ล้านดอลลาร์ เหรอ? ถูกกว่าค่าเก็บรักษาข้อมูลอีกมั้ง
ถ้ามันไม่หดหู่เกินไป เรื่องนี้คงตลกมากกับความเปิดเผยและโจ่งแจ้งของความ腐败ที่เห็นอยู่ตรงหน้า ใครบนโลกจะเชื่อเรื่องเหลวไหลแบบนี้กัน
ค่าปรับสำหรับเรื่องแบบนี้ควร ขึ้นต้นด้วย B แล้วลงท้ายด้วย illions กล่าวคือควรเริ่มที่ระดับ billions แล้วค่อยมาดูกันว่าความผิดพลาดแบบนี้ยังจะเกิดบ่อยแค่ไหน
ตัวอย่างเช่น ผมเคยทำระบบที่จัดการข้อมูลการถือครองและการซื้อขายของกองทุนที่มีสินทรัพย์ภายใต้การบริหารระดับ trillions มีช่องโหว่ SQL injection ด้วยสิทธิ์เจ้าของ schema โชคดีที่เป็นแอปภายใน แต่ก็เป็นไปได้ที่นักพัฒนาฝั่ง trading desk จะเผลอวางคำสั่ง
drop tableที่ชื่อชนกันเข้าไปพอผมรายงานทั้งหมดนี้ให้คนรับผิดชอบฟัง คำตอบที่ได้คือ “ไม่เป็นปัญหาใหญ่ เพราะเรามี real-time backup” พอถามว่าเคยทดสอบแบ็กอัปไหม ก็บอกว่าไม่เคย พอถามว่ามีขั้นตอนกู้คืนจากแบ็กอัปไหม ก็บอกว่าไม่มี พอถามว่าใช้เวลากู้คืนเท่าไรในองค์กรที่โกลาหลแม้แค่ล่ม 5 นาที ก็บอกว่าไม่รู้
ความไม่รู้นี่แหละเป็นคำอธิบายที่น่าเชื่อถือมาก แม้ในอุตสาหกรรมที่ถูกกำกับดูแลก็เหมือนกัน
บทลงโทษสำหรับเรื่องแบบนี้ควรเป็น การเพิกถอนใบอนุญาตประกอบกิจการธนาคารอย่างถาวร จะไว้ใจบริษัทที่ทำหลักฐาน “หายไปเพราะความผิดพลาด” ได้อย่างไร
ผมว่าคำอธิบายนี้น่าเชื่อกว่ามาก: https://www.sec.gov/news/press-release/2021-262
ทำให้นึกถึงกรณีที่รัฐบาลเนเธอร์แลนด์ “เผลอ” ลบเอกสารลับที่เกี่ยวข้องกับการจัดตั้งรัฐบาลใหม่ ตอนนี้กระบวนการนั้นยังอยู่ระหว่างการสอบสวน และเอกสารที่มีบันทึกบทสนทนาก็อาจถูกใช้เป็นหลักฐานที่เป็นผลเสียต่อบรรดานักการเมืองบางคนได้
ยิ่งเด่นชัดขึ้นไปอีกเมื่อคิดว่าหน่วยงานรัฐมักหละหลวมมากกับการเก็บรักษาเอกสาร
ทุกคนพลาดกันได้ ไม่เป็นไร ครั้งหน้าแค่อย่าลบหลักฐานก็พอ
คุณคงเข้าใจได้แหละว่ามันเกิดขึ้นได้ ตอนนี้กรุณาจ่ายมาด้วย
“เผลอ” นะ แน่นอนสิ
4 ล้านดอลลาร์ฟังดูเป็นเงินเล็กน้อยมาก JP Morgan น่าจะหาเงินจำนวนนั้นได้ในเวลาไม่ถึงหนึ่งชั่วโมงทั่วโลก
ประมาณเงินที่หาได้ตอนพักดื่มกาแฟ