วิธีเขียน 'สมุดโน้ต WTF' ของฉัน (2021)

ทำไมถึงต้องมี "สมุดโน้ต WTF"

• ทุกครั้งที่เข้าร่วมทีมใหม่ จะสร้างหน้าเอกสารชื่อ "WTF - [ชื่อทีม]" แล้วจดทุกอย่างที่ทำให้คิดว่า "wtf" หรือสิ่งที่อยากเปลี่ยนแปลง
• ในช่วง 2 สัปดาห์แรก จะจดอย่างเดียวก่อน ยังไม่พูดกับทีมว่าสิ่งไหนผิด หรือพยายามเปลี่ยนแปลงทันที
• นี่เป็นหนึ่งในเทคนิคที่ทรงพลังในการสร้างความเปลี่ยนแปลงให้ทีมและจัดการตัวเอง

การจัดการรายการ WTF

• เมื่อมีรายการมากพอสมควรแล้ว จะขีดฆ่าบางรายการออก
  • ถ้ามีเหตุผลที่สมควร
  • ถ้าทีมกำลังพยายามแก้ไขอยู่แล้ว
  • ถ้าเป็นปัญหาที่ทีมไม่ได้ใส่ใจ
  • ถ้าเป็นสิ่งที่แก้ได้ง่าย
• เรื่องที่แก้ได้ไม่ยากก็ลงมือแก้เองไปทีละอย่าง
• หลังจาก 2~3 สัปดาห์ ค่อยคุยกับเพื่อนร่วมทีม หัวหน้าทีม และผู้จัดการเกี่ยวกับประเด็นที่ยังไม่ถูกแก้
  • เป้าหมายคือสร้างความน่าเชื่อถือว่าเป็นคนที่ใฝ่รู้ มีความเห็นอกเห็นใจ อดทน และเคารพความเชี่ยวชาญของเพื่อนร่วมงาน
• ทำความเข้าใจสาเหตุที่ปัญหาเหล่านี้เกิดขึ้น
  1. ทีมไม่เคยรับรู้ปัญหา
  2. ทีมชินกับปัญหาไปแล้ว
  3. เป็นปัญหาที่เกิดขึ้นค่อนข้างไม่นาน แต่เข้ามาแทนที่ปัญหาที่เคยแย่กว่านี้
  4. ทีมไม่รู้ว่าจะจะแก้ปัญหาอย่างไร
  5. เคยพยายามแก้ในอดีตแต่ไม่สำเร็จ
• มองหาปัญหา 1~2 อย่างที่ทีมกังวลมานานและสามารถแก้ได้ไม่ยาก แล้วช่วยกันแก้
  • เสนอในช่วง retrospective และเสนอ action item ที่ลองทำได้ทันที
  • วิธีนี้ทำให้คนอื่นมองว่าเราเป็นคนที่ช่วยให้ทีมแก้ปัญหาได้

การรับมือกับปัญหารากฐาน

• ค่อย ๆ เข้าไปจัดการกับปัญหารากฐานที่ทีมไม่อยากแตะต้อง
  • เช่น การขาดทักษะทางเทคนิค ปัญหาความสัมพันธ์ระหว่างบุคคลที่ซับซ้อน เป็นต้น
• พูดคุยกับผู้จัดการเกี่ยวกับรายการที่เขียนสะสมมา
  • ขอความเห็นว่าควรโฟกัสตรงไหน หรือมีอะไรที่มองข้ามไปหรือไม่
  • ทำให้ผู้จัดการตอบรับในเชิงขอบคุณที่มีคนในทีมยกประเด็นที่เขากังวลอยู่แล้วขึ้นมา
  • ร่วมกันคิดและมองหาทางแก้ เพื่อให้ถูกมองว่าเป็นเพื่อนร่วมงานที่ไว้วางใจได้

ความเห็นของ GN+

• ท่าทีที่ค่อย ๆ แก้ปัญหาของทีมอย่างเป็นขั้นเป็นตอนบนพื้นฐานของเป้าหมายร่วมกันนั้นน่าประทับใจ
• อย่างไรก็ตาม ดูเหมือนว่าจะต้องมีทั้งทักษะการวิเคราะห์เพื่อชี้ให้เห็นแก่นของปัญหาอย่างถูกต้อง และทักษะการสื่อสารที่เข้าอกเข้าใจความรู้สึกของเพื่อนร่วมทีม
• การเปลี่ยนแปลงเกิดขึ้นได้ยากในชั่วข้ามคืน จึงน่าจะต้องอาศัยความพยายามอย่างต่อเนื่อง โดยไม่หักโหมและไม่ใจร้อนเกินไป
• เป็นบทความที่ให้มุมมองน่าสนใจเกี่ยวกับวิธีปรับตัวในสภาพแวดล้อมที่ไม่คุ้นเคยและสร้างคุณค่าให้ทีม น่าจะเป็นประโยชน์มากสำหรับพนักงานใหม่

[GN⁺]

ความเห็นจาก Hacker News

สรุปได้ว่า:

• เมื่อต้องเป็นสมาชิกใหม่ของทีม ช่วงแรกจะประเมินการใช้งานของผลิตภัณฑ์ได้ยาก เพราะคนในทีมคุ้นเคยกับมันไปแล้ว แต่ความเห็นของสมาชิกใหม่ที่มีมุมมองสดใหม่นั้นมีคุณค่า
• การสังเกตว่าสมาชิกใหม่ติดขัดตรงไหนและขอความช่วยเหลือในเรื่องใด สามารถให้ข้อมูลเชิงลึกได้มาก
• หากพยายามจะเป็นคนที่คอยแก้ปัญหาให้ทุกอย่างในทีม อาจให้ผลย้อนกลับได้ เพราะงานอาจล้นมือ
• การเขียนบันทึกงานเป็นนิสัยที่ดี แต่ถ้าพยายามชี้นำหรือควบคุมคนอื่นมากเกินไป กลับอาจสูญเสียความไว้วางใจ
• เมื่อต้องปรับตัวเข้ากับสภาพแวดล้อมใหม่ ในสัปดาห์แรกควรเน้นการสังเกตและตั้งคำถาม พร้อมทั้งบันทึกไม่ใช่แค่จุดที่ควรปรับปรุง แต่รวมถึงสิ่งที่ทำงานได้ดีด้วย
• อย่าเพิ่งรีบแก้ปัญหาทันที การใช้เวลาทำความเข้าใจว่าทำไมมันถึงเป็นเช่นนั้นก็สำคัญเช่นกัน
• การสร้างไฟล์ "ทำอย่างไรดี?" เพื่อบันทึกวิธีแก้ปัญหา จะช่วยให้งานมีประสิทธิภาพขึ้น
• การแนะนำให้พนักงานใหม่หรือเพื่อนร่วมงานที่ทำงานซึ่งยังไม่คุ้นเคย จดบันทึกระหว่างทำงานร่วมกันเป็นเรื่องที่ดี คนที่ไม่จดมักมีแนวโน้มอยู่ได้ไม่นาน
• หากต้องการจัดลำดับความสำคัญของสิ่งที่ควรปรับปรุง จำเป็นต้องให้ผู้จัดการเข้าใจและเห็นพ้องด้วย การผลักดันเร็วเกินไปอาจเสี่ยงได้
• ไอเดียมักไม่เกิดขึ้นในเวลาที่ต้องการ จึงควรจดไว้ก่อนแล้วค่อยจัดการทีละอย่าง ซึ่งจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน