- ระบบเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานแบบ อิงไฟล์ข้อความเดี่ยว ที่ใช้งานต่อเนื่องมา 14 ปี โดยจัดการตารางเวลา งานที่ต้องทำ และบันทึกการประชุมทั้งหมดไว้ในที่เดียว
- ทุกคืนจะเพิ่ม ตารางนัดหมายในปฏิทินของวันถัดไป ไว้ที่ท้ายไฟล์ข้อความ เพื่อสร้างรายการงานประจำวัน และเมื่อทำเสร็จก็เก็บไว้เป็นบันทึก
- ไฟล์เติบโตจนมี มากกว่า 51,690 บรรทัด และถูกใช้เป็นประวัติการทำงานโดยรวม ทั้งบันทึกวิจัย รายงานการประชุม และบันทึกผลงาน
- ใช้ แท็ก (#idea, #annual เป็นต้น) และฟังก์ชันค้นหา เพื่อเรียกดูไอเดีย รายการสำหรับรายงานประจำปี หรือจุดที่ต้องปรับปรุงการสอนได้อย่างง่ายดาย
- เป็นตัวอย่างของการใช้ไฟล์ข้อความธรรมดาแทนแอปซับซ้อน เพื่อให้ได้ การควบคุมงานและความยั่งยืน
ระบบเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานแบบเรียบง่ายที่เริ่มตั้งแต่สมัยมหาวิทยาลัย
- เคยลองใช้ แอป to-do และตัวติดตามงาน หลายแบบ แต่ตารางเวลา โน้ต และไอเดียกลับกระจัดกระจายอยู่หลายระบบจนไม่มีประสิทธิภาพ
- สุดท้ายจึงเริ่มจัดการงานทั้งหมดด้วย ไฟล์ข้อความเพียงไฟล์เดียว และใช้งานต่อเนื่องมา 14 ปี
- วิธีนี้ขยายต่อได้แม้ปริมาณงานจะเพิ่มขึ้น และตอนนี้กลายเป็นเครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพหลักไปแล้ว
การสร้างรายการประจำวันร่วมกับปฏิทิน
- เครื่องมือภายนอกเพียงอย่างเดียวคือ ปฏิทินออนไลน์ โดยจะบันทึกทุกแผนลงในตารางนัดหมาย ไม่ว่าจะกำหนดเวลาตายตัวหรือไม่ก็ตาม
- ทุกคืนจะเพิ่ม ตารางนัดหมายและงานของวันถัดไป ไว้ที่ท้ายไฟล์ข้อความ เพื่อทำให้แผนของวันนั้นชัดเจน
- ตารางงานรวมถึงการประชุม ธุระ และงานวิจัยต่าง ๆ โดยงานที่มากเกินไปจะ ย้ายไปวันอื่น หรือ แบ่งให้เล็กลง
- กระบวนการนี้ทำให้คาดการณ์ปริมาณงานที่ทำได้จริงในหนึ่งวันได้อย่างแม่นยำ
การทำหน้าที่เป็นบันทึก
- รายการงานประจำวันจะเปลี่ยนเป็น บันทึกการทำงาน โดยตรง ทำให้ติดตามได้ว่าเมื่อไรได้ทำอะไรไปบ้าง
- ปัจจุบันไฟล์นี้ต่อเนื่องมาตั้งแต่เริ่มงานที่ทำงานเมื่อ 9 ปีก่อน และมีบันทึกอยู่ 51,690 บรรทัด
- กิจกรรมทั้งหมดในบทบาทอาจารย์ เนื้อหาการประชุม และไอเดียต่าง ๆ ถูกสะสมไว้ในไฟล์เดียว
- ตัวอย่างในบทความแสดงการบันทึกรายละเอียดของการประชุม การให้คำปรึกษานักศึกษา การตรวจบทความ และไอเดียวิจัยภายในหนึ่งวัน
การขยายความสามารถด้วยการค้นหาและแท็ก
- ใช้ กฎการเขียนและคำย่อ ที่สม่ำเสมอเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการค้นหา
- ตัวอย่าง: เมื่อค้นหา “meet with” สามารถดูบันทึกการประชุมได้มากกว่า 3,000 ครั้ง
- ใช้แท็กอย่าง #idea, #annual, #nextui เพื่อจัดหมวดหมู่ไอเดีย รายงานประจำปี และรายการปรับปรุงการสอน
- ไฟล์ข้อความมี ความยืดหยุ่นและเข้าถึงง่าย ทำให้เห็นความคืบหน้าของวันได้ทันที
- ผู้เขียนใช้โปรแกรมแก้ไข Ultraedit แต่ตัวแก้ไขอื่นก็ทำงานแบบเดียวกันได้
การจัดการอีเมลและกิจวัตรประจำวัน
- อีเมลถูกแยกด้วย ธง Red/Orange/Yellow
- Red: ต้องจัดการทันที, Orange: จัดการภายหลัง, Yellow: รอการตอบกลับ
- เมื่อจบวันจะทบทวนอีเมล Orange และ Yellow เพื่อพิจารณาว่าต้องดำเนินการต่อหรือไม่
- ไม่ได้มุ่งเน้นที่การล้าง inbox แต่เน้น การจัดการตามระดับความสำคัญ
- กิจวัตรประจำวันประกอบด้วยลำดับดังนี้
- ตรวจสอบรายการงานที่เขียนไว้เมื่อวันก่อน
- ทำตามตารางงาน และจัดการงานเพิ่มเติมในช่วงเวลาที่ไม่ได้จองไว้
- ตรวจสอบธงอีเมล
- คัดลอกและเพิ่มตารางของวันถัดไป
ข้อดีและข้อจำกัดของระบบ
- ตอนเช้าสามารถ รู้ได้ทันทีว่าต้องทำอะไร
- ไม่จำเป็นต้องจำตารางหรือรายการติดตามงานไว้ในหัว
- เรียกดูบันทึกในอดีตได้ง่ายเพื่อ วัดประสิทธิภาพการทำงานในแต่ละวัน
- ไม่มีรายการงานค้างที่ถูกเลื่อนไปเรื่อย ๆ
- เข้าถึงได้จากทุกอุปกรณ์ผ่าน Remote Desktop
- เมื่องานหนักเกินไป สามารถ ปรับปริมาณงาน ได้ด้วยการยกเลิกธงอีเมลหรือลบรายการในปฏิทิน
- แม้อาจพลาดบางคำถามหรือโอกาสด้านวิจัยไปบ้าง แต่ก็มีประสิทธิภาพในการ รักษาปริมาณงานให้อยู่ในระดับยั่งยืน
บทสรุป
- ระบบที่อิงไฟล์ข้อความธรรมดาสามารถ ทดแทนแอปเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานที่ซับซ้อน ได้ และพิสูจน์ประสิทธิภาพระยะยาวแล้ว
- ผู้เขียนหวังว่าจะได้รับ ข้อเสนอแนะและการแชร์ไอเดีย จากผู้ที่ลองใช้วิธีนี้
2 ความคิดเห็น
ผมก็เพิ่งค้นพบวิธีนี้เมื่อไม่นานมานี้แล้วก็ใช้อยู่เหมือนกัน ดีใจที่ได้เจอคนที่คิดเหมือนกันครับ
ผมทั้งลองใช้และลองทำแอปเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานมาหลายแบบ แต่สุดท้ายการจัดการด้วยไฟล์ข้อความนี่แหละสะดวกที่สุด
โดยเฉพาะเวลาแก้ไขไฟล์ข้อความด้วย IDE จะยิ่งสะดวก เพราะใช้คีย์ลัดที่คุ้นเคยที่สุดได้
ความคิดเห็นจาก Hacker News
ช่วงนี้รู้สึกว่า ความก้าวหน้าทางเทคโนโลยีที่มีประโยชน์ เหมือนหยุดอยู่แถว ๆ 10~20 ปีก่อน
แค่ใช้เทคโนโลยีก่อนปี 2000 ก็ยังรักษาสแต็กที่เสถียรได้โดยไม่ต้องเสียค่าสมาชิกรายเดือน
เหมือนบทความ “An SVG is all you need” ที่เพิ่งอ่านวันนี้ ทำให้รู้สึกว่าเทคโนโลยีเรียบง่ายแบบ SVG หรือ RSS ในอดีตก็ยังยอดเยี่ยมอยู่
textfiles, makefiles, perl, php, rss, irc, vim/emacs พวกนี้ในความเห็นผมใช้งานจริงดีกว่าเครื่องมือยุคนี้ที่อ้างว่า “ดีกว่า” เสียอีก
เลยสงสัยว่า — ในบรรดาเทคโนโลยีที่เกิดขึ้นในช่วง 5 ปีที่ผ่านมา มีอะไรที่ดีกว่าเมื่อ 20 ปีก่อนอย่างแท้จริงบ้างไหม
เมื่อก่อน Google คือผู้ช่วยชีวิตของผม แต่ตอนนี้มันเหมือน กระจกวิเศษ ที่บีบอัดความรู้ของมนุษยชาติไว้ พอโยนคำถามเข้าไปก็ได้คำตอบในรูปแบบการผสมผสานใหม่ ๆ กลับมา
แน่นอนว่ามันไม่ได้สมบูรณ์แบบและก็มีอาการหลอนบ้าง แต่ก็ยังมีประโยชน์มาก
เพียงแต่ถ้ามือใหม่ทำตามแบบไม่ตั้งคำถาม ก็อาจถูกพาไปผิดทางได้
ถึงอย่างนั้น ผมก็คิดว่านี่คือเทคโนโลยีที่ใหญ่ที่สุดในรอบ 5 ปีที่ผ่านมา
ถึงอย่างนั้น ชุดเครื่องมือหลักของผมแทบไม่เปลี่ยนไปจากช่วงกลางทศวรรษ 2000 เลย
ผมยังใช้ Emacs อยู่ และยังเขียนคลาวด์ไปป์ไลน์ด้วย gMake
เมื่อก่อนเทคโนโลยีใช้ง่ายเพราะ UX ที่เป็นธรรมชาติ แต่ตอนนี้คุณภาพกลับแย่ลงจาก ความไร้ประสิทธิภาพเชิงองค์กร ของบริษัทใหญ่และการผูกขาดตลาด
ทั้งการอ่าน แก้ไข จัดการเวอร์ชัน แปลงเป็นเสียง และพิมพ์ออกมา ล้วนทำได้อย่างมีประสิทธิภาพและประหยัดพื้นที่
ถ้าใส่
.LOGไว้บรรทัดแรกใน notepad.exe มันจะเพิ่ม timestamp ให้อัตโนมัติทุกครั้งที่เปิดไฟล์กดปุ่ม F5 ก็แทรกเวลาได้ทันทีเหมือนกัน ผมใช้แค่นี้ก็พอใจมากแล้วมาหลายปี
มันไม่มีแจ้งเตือนให้เซฟตอนปิดที่น่ารำคาญ และพักหลังยังมี ฟีเจอร์แท็บ เพิ่มเข้ามาด้วย
บน macOS หรือ Linux ยังไม่มีอะไรที่ให้ความรู้สึกแบบนี้
ผมยึดแนวคิด อยู่กับสิ่งที่มีใน OS แบบเนทีฟ มานานแล้ว
ถ้าเป็นไปได้จะใช้ ฟอร์แมตเปิด และ เครื่องมือที่ทำงานร่วมกันได้
ผมชอบโครงสร้างที่มองคอนเทนต์แบบยึดข้อมูลเป็นศูนย์กลาง และย้ายออกได้ง่ายเมื่อจำเป็น
แหล่งอ้างอิงที่น่าสนใจก็มี บทความของ Steph Ango, Plain Text Organizer, แม่แบบ Plain Text Life, Plain Text Project เป็นต้น
ช่วงต้นยุค 2000 ผมใช้ todo.txt อยู่หลายไฟล์ แต่ตั้งแต่ปี 2005 ก็ย้ายมา OneNote และใช้โน้ตชุดเดิมมาจนถึงตอนนี้รวม 20 ปีแล้ว
ความคิดและไอเดียแทบทั้งหมดในชีวิตผมอยู่ในนั้น และซิงก์ได้สมบูรณ์แบบ
มันเรียบง่ายและเชื่อถือได้ จึงเป็นหนึ่งในแอปที่สำคัญที่สุดในชีวิตผม
โน้ตสั้น ๆ เก็บไว้ใน Keep ส่วนโน้ตที่มีโครงสร้างเก็บไว้ใน GDocs
เอกสารบางชิ้นโตจนยาวระดับหนังสือเล่มเล็ก และผมก็แบ็กอัพเป็นระยะด้วย Google Takeout
เมื่อก่อนแอปเพิ่มประสิทธิภาพของผมคือ เอกสาร Sublime Text ที่ยังไม่ได้บันทึก
ผมใช้เวิร์กโฟลว์คล้ายกันด้วย Emacs + org mode
ผมสร้างไฟล์ใหม่ให้แต่ละบริษัท แล้วเติมบันทึกประจำวัน TODO และ shell snippet ลงไป
มีไฟล์หนึ่งที่ต่อเนื่องมาตั้งแต่ปี 2017 และถ้าเอาเข้า LLM ก็ใช้สรุปหรือค้นหาเชิงความหมายได้ด้วย
ราว ๆ ปีก่อนผมอ่านบล็อกโพสต์แนวเดียวกันแล้วประทับใจมาก จนเริ่มพัฒนา แอปเพิ่มประสิทธิภาพส่วนตัว ขึ้นมาเอง
อีกไม่นานคงปล่อยสู่สาธารณะ โดยจะคล้ายแนวทางของ notepad แต่เป็น เวอร์ชันที่เสริมพลังมากขึ้น
เพราะผมจัดการโน้ตที่มีทั้งโค้ดและไฟล์ข้อมูลปนกัน เลยสร้าง shell function ชื่อ
todayเพื่อสร้างไดเรกทอรีตามวันที่อัตโนมัติจากนั้นก็เปิดไฟล์งานของวันนี้ได้ทันทีด้วย
emacs $(today)/tasks.orgและจัดการทุกอย่างได้ง่ายผ่านเครื่องมือ CLIคำสั่งอย่าง
wget -P $(today)ก็ช่วยจัดข้อมูลแยกตามวันได้ สะดวกมากพอรู้ตัวว่าแทบไม่เคยกลับไปอ่านโน้ตอีกเลย ตอนนี้ผมเลย เพิ่มเนื้อหาใหม่ไว้ด้านบนสุด ของโน้ตเดียวเสมอ
การเขียนเองนั่นแหละคือกระบวนการคิด
ผมใช้กับทั้งโน้ตธรรมดา ร่างเอกสาร รายงาน หรือแม้แต่การเขียนโค้ด
เพราะแบบนั้นผมเลยชอบเขียนด้วยมือมากกว่า สิ่งที่ควรเก็บไว้อ้างอิงจริง ๆ ค่อยพิมพ์ถอดความหรือบุ๊กมาร์กทีหลัง
ผมใช้ Google Sheets บันทึกงานในห้องแล็บและชั่วโมงทำงาน
ผมวางไอคอนทางลัดไว้บนหน้าจอโทรศัพท์เพื่อให้กรอกได้ทุกเมื่อ
มีแท็บคำนวณอัตโนมัติสำหรับรวมชั่วโมงทำงานทั้งหมด และรายการที่เป็น ตัวหนา คืองานที่ยังไม่เสร็จ
เวลาเขียนรายงาน ข้อมูลทั้งหมดถูกเรียงตามลำดับเวลาไว้แล้ว จึงช่วยได้มาก
มันเป็นเครื่องมือที่สร้าง ความเปลี่ยนแปลงด้านการจัดระเบียบ มากที่สุดในชีวิตผม
ผมก็ใช้แบบนี้อยู่กับการบันทึกการออกกำลังกาย