คู่มือ Onboarding สำหรับนักพัฒนา: ควรวางแผน 90 วันแรกอย่างไร

• การ onboarding ช่วยให้พนักงานใหม่รู้สึกได้รับการต้อนรับและเป็นส่วนหนึ่งของบริษัท อีกทั้งยังช่วยลดอัตราการลาออก

• 3A : การจัดการ (Administration) → การปรับตัวเข้ากับองค์กร (Assimilation) → การเร่งความพร้อม (Acceleration)

• แม้ HR จะเป็นผู้ให้แนวทางโดยรวม แต่สิ่งสำคัญคือผู้จัดการต้องเป็นผู้นำในการลงมือทำ

[ บทบาทและความรับผิดชอบ ]

• HR : สนับสนุนทุกอย่างที่จำเป็นต่อการเริ่มงาน

→ นัดหมาย onboarding meeting กับ Engineering Manager และผู้บริหารระดับ C-level

→ อธิบายเครื่องมือพื้นฐานที่ใช้ทั้งบริษัท

→ ช่วยให้รู้สึกว่าได้รับการต้อนรับจากทีม

→ วันแรกของการทำงาน : แนะนำตัวกับทั้งบริษัท (เช่นผ่าน groupware), เพิ่มบัญชีผู้ใช้, อธิบายรายละเอียดเรื่องเงินเดือนและเวลาทำงาน, จัดเตรียมเครื่องมือและอุปกรณ์ทั้งหมด, พาทัวร์ออฟฟิศ, แนะนำให้ไปทานอาหารกลางวันกับเพื่อนร่วมงานคนอื่น

• Engineering Manager

→ แนะนำนักพัฒนาให้รู้จักกับคนทั้งในและนอกทีม

→ แนะนำโครงสร้างทีม, ตารางประชุมของทีม, เครื่องมือพัฒนา และระบบ ticket

→ จัด 1:1 check-in, การทบทวนรายไตรมาส, และ performance review

• ผู้บริหารระดับ C-level

→ ช่วยให้พนักงานใหม่รู้สึกว่าเป็นส่วนหนึ่งของบริษัท และทำงานอย่างมีแรงจูงใจไปสู่เป้าหมายและวิสัยทัศน์อนาคตของบริษัท

→ ตามอุดมคติ CEO ควรแนะนำวิสัยทัศน์และประวัติบริษัท, หัวหน้าฝ่ายผลิตภัณฑ์ควรแนะนำผลิตภัณฑ์และผู้ใช้, COO/CMO ควรให้ insight เกี่ยวกับปัญหาปัจจุบัน, และ CTO ควรอธิบาย technical roadmap

→ สิ่งสำคัญคือควรมีการประชุมเป็นระยะเพื่อให้พนักงานใหม่เห็นว่างานของตนมีส่วนต่อเป้าหมายระยะยาวของบริษัทอย่างไร

[ แนวปฏิบัติที่ดีของโปรแกรม onboarding ]

• ควรให้เวลาอย่างเพียงพอ และลดความคาดหวังในช่วงแรก เพื่อไม่ให้รู้สึกกดดัน

Pre-boarding

• ช่วงเวลาระหว่างวันสัมภาษณ์รอบสุดท้ายกับวันเริ่มงานวันแรก

• ควรคำนึงว่าช่วงนี้ผู้สมัครอาจกำลังสัมภาษณ์กับบริษัทอื่นอยู่ด้วย

• ในขั้นตอนสุดท้ายของการจ้างงาน ให้แนะนำผู้สมัครกับทีมในอนาคต หัวหน้าทีม และผู้จัดการ

• เมื่อผู้สมัครตัดสินใจเข้าร่วมแล้ว ควรจัดการงานธุรการต่างๆ ให้เสร็จก่อนวันเริ่มงาน

• สิ่งที่ควรทำหนึ่งสัปดาห์ก่อนวันเริ่มงาน

→ ส่งกำหนดการของวันแรกให้ชัดเจน : จะพบใคร ที่ไหน เมื่อไร และถ้าเป็นบริษัท remote ให้รวมรายละเอียดการล็อกอินของอีเมลใหม่และบัญชี Slack เป็นต้น

→ จัดทำสัญญาและเอกสารที่จำเป็นทั้งหมด

→ หากมีการจัดอุปกรณ์สำหรับ remote work ควรดำเนินการคำขออุปกรณ์ล่วงหน้าให้เรียบร้อย

→ แชร์ข้อมูลโดยละเอียดเกี่ยวกับวัฒนธรรม วิสัยทัศน์ และพันธกิจของบริษัท

• หากต้องการเพิ่มความใส่ใจอีกเล็กน้อย

→ ให้สมาชิกในทีมส่งข้อความแสดงความยินดีต้อนรับด้วยวิดีโอสั้น/GIF

→ หรือส่งโน้ต/การ์ดต้อนรับที่เขียนด้วยลายมือทางไปรษณีย์

→ หากมีงบประมาณเพียงพอ อาจส่งของที่ระลึกของบริษัท (SWAG, แก้ว/สติกเกอร์/เสื้อยืด ฯลฯ)

วันแรก

• ความประทับใจแรกสำคัญมาก ควรเป็นประสบการณ์แบบปูพรมแดงสำหรับพนักงานใหม่

• เป้าหมายคือทำให้รู้สึกได้รับการต้อนรับ และมีโอกาสสร้างปฏิสัมพันธ์ที่มีความหมายกับสมาชิกทีมใหม่

• เริ่มจาก coffee chat แบบไม่เป็นทางการกับผู้รับผิดชอบการจ้างงานเพื่อทำความรู้จักกัน จากนั้นค่อยมีการ check-in อย่างเป็นทางการเพื่อทำให้ R & R ชัดเจนและปรับความคาดหวังให้ตรงกัน

• แนะนำบริษัทและทีมต่างๆ (ช่วงนี้ควรดูผังองค์กรประกอบ)

• แนะนำเพื่อนร่วมงานหรือ mentor

• แนะนำพนักงานใหม่ให้ทั้งบริษัทผ่าน Slack

• แชร์คู่มือหรือฝึกอบรมเครื่องมือสำคัญที่เกี่ยวข้องกับบทบาทงาน

• แชร์วิธีเข้าถึง company wiki และเอกสารทางเทคนิค

• จัด team lunch ที่มีการละลายพฤติกรรม หรือหากเป็น remote ก็ใช้ video call ของทีม

• แชร์ตารางที่เหลือของทั้งสัปดาห์ รวมถึงการประชุมทีมประจำ

• สิ่งที่ Engineering Manager อาจถามพนักงานใหม่เพื่อเร่งการสร้างความสัมพันธ์

→ คุณทำงานได้ดีที่สุดอย่างไร? ผม/ฉันช่วยอะไรคุณได้บ้าง?

→ งานแบบไหนที่ทำให้คุณมีพลังและรู้สึกตื่นเต้น?

→ คุณอยากวางแผนตารางงานประจำวันอย่างไร? สะดวกประชุมช่วงเช้าหรือบ่ายมากกว่า?

→ คุณรู้สึกอย่างไรกับการให้และรับ feedback?

→ คุณชอบให้หรือรับการยอมรับในรูปแบบไหน?

สัปดาห์แรก

• ในสัปดาห์แรก ให้เรียนรู้เกี่ยวกับบริษัท ผลิตภัณฑ์ และลูกค้า

• แนะนำวัฒนธรรมและประวัติบริษัท รวมถึงเรื่องราวการเริ่มต้น ค่านิยม วิสัยทัศน์ พันธกิจ และ milestone สำคัญ

• แนะนำผลิตภัณฑ์ หากขายผลิตภัณฑ์ SaaS ก็ควรสร้างบัญชีทดสอบให้พนักงานใหม่

• แนะนำลูกค้าและวิธีที่ลูกค้าใช้งานผลิตภัณฑ์ โดยอาจใช้ recording ของการใช้งานจริงและบทสัมภาษณ์ลูกค้า

• แนะนำเอกสารทางเทคนิค

• แนะนำพนักงานใหม่ในที่ประชุมทั้งบริษัท (all-hands meeting)

• นัดหมาย check-in กับเพื่อนร่วมงาน / mentor

• รับ feedback เรื่อง onboarding เพื่อนำไปปรับปรุงโปรแกรม onboarding ในอนาคต แบบสอบถามก็เพียงพอ

• check-in ในวันสุดท้ายของสัปดาห์ เพื่อดูว่าอะไรที่ทำได้ดีและส่วนไหนที่ยังต้องการความช่วยเหลือ

• ประเด็นที่ควรพูดถึงในการ kick-off meeting ครั้งแรกกับพนักงานใหม่

→ Role clarity (ความชัดเจนของบทบาท) : ทบทวนสิ่งที่จะต้องทำ (responsibilities), ทบทวน JD, และตั้งความคาดหวัง

→ Development, compensation, and rewards (การพัฒนาอาชีพและผลตอบแทน) : พูดคุยเรื่อง incentive ทั้งที่เป็นตัวเงินและไม่เป็นตัวเงิน รวมถึง career path ที่บริษัทสนับสนุน

→ Motivators at work (ปัจจัยกระตุ้นในการทำงาน) : ถามถึงโปรเจกต์ที่เคยสนุกและมีพลังมากที่สุด เพื่อใช้เลือกประเภทงานที่เหมาะสมและเข้าใจเงื่อนไขที่ช่วยให้ทำงานได้ดีที่สุด

30 วันแรก

• เดือนแรกควรรวมถึงการเรียนรู้ว่างานดำเนินไปอย่างไรในบริษัท

• มาตรฐานการเขียนโค้ด, กระบวนการพัฒนา, workflow framework, และวิธีตั้งค่า local development environment ภายในทีม

• แนะนำแนวทางการพัฒนาซอฟต์แวร์

• แชร์เอกสารของ repository ของทีม

• ควรให้พนักงานใหม่เริ่มจากงานเล็กๆ เช่น การแก้บั๊กทั่วไปหรืออัปเดตฟีเจอร์เดิม เพื่อให้เริ่มต้นได้ง่ายและรู้สึกถึงความสำเร็จจากการมีส่วนร่วมที่มีความหมายกับทีม

• จัดตาราง check-in กับเพื่อนร่วมงาน/mentor และค่อยๆ ลดความถี่ลง

• ควรมี check-in รายสัปดาห์กับผู้จัดการ เพื่อให้แน่ใจว่าพนักงานใหม่ได้รับการสนับสนุนทั้งหมดที่จำเป็นต่อการสร้างผลงาน

• pair programming session เป็นวิธีที่ช่วยให้พนักงานใหม่คุ้นเคยกับ codebase ทั้งหมดและมาตรฐานการเขียนโค้ดได้ง่ายขึ้น

• เมื่อสิ้นเดือน ให้มี check-in เชิงลึกเพื่อทบทวนสิ่งที่ทำได้ดี เป้าหมาย และส่วนที่ยังต้องการการสนับสนุน

• ขอ feedback เพิ่มเติมเกี่ยวกับโปรแกรม onboarding สำหรับอนาคต

60 วันแรก

• ในช่วง 30 วันถัดไป พนักงานใหม่จะเริ่มรู้สึกสบายใจกับสภาพแวดล้อมการทำงานและเพื่อนร่วมทีมใหม่มากขึ้น

• ผู้จัดการควรพิจารณามอบ responsibilities ระยะยาวให้พนักงานใหม่

• ระหว่างการ check-in ผู้จัดการควรตรวจสอบต่อไปว่าพนักงานใหม่ได้รับข้อมูลและการสนับสนุนทั้งหมดที่จำเป็นต่อการทำงานได้ดีหรือไม่

90 วันแรก

• เมื่อเข้าสู่เดือนที่สาม พนักงานใหม่จะสามารถเข้าร่วมการอภิปรายและทำงานได้อย่างค่อนข้างสบายใจ

• ตอนนี้จะเริ่มทำงานได้อย่างอิสระมากขึ้น

• ภายในสิ้นเดือนนี้ Engineering Manager ควรช่วยกำหนดเป้าหมายระยะยาวที่ชัดเจนยิ่งขึ้นให้กับพนักงานใหม่ และติดตามต่อใน 1:1 check-in เป็นประจำ

การเปลี่ยนผ่านสู่การเติบโตระยะยาวและการบริหารจัดการ

• สิ่งที่มักถูกมองข้ามใน onboarding คือกระบวนการเปลี่ยนผ่านไปสู่ช่วงพัฒนาอาชีพระยะยาว

• ควรเปลี่ยนจาก onboarding ไปสู่การพัฒนาระยะยาวในการประชุม 1:1 อย่างสม่ำเสมอ

→ หลัง 30 วันแรก ควรเริ่มพิจารณาวิธีสนับสนุนการพัฒนาในอีก 3~6 เดือนข้างหน้า

→ ควรกำหนด goal และ target ให้ชัดเจนก่อนถึง performance review ครั้งแรก

[ ประเด็น onboarding อื่นๆ ที่ควรพิจารณา ]

• จำเป็นต้องจัดระเบียบเอกสารที่พนักงานใหม่สามารถเข้ามาดูได้เมื่อต้องการ

→ ถ้ามี internal wiki จะดีมาก

• เอกสารทางเทคนิคที่พนักงานใหม่ต้องมี

→ คู่มือการเข้าถึง source code และ Git Repo ของทีม

→ dependency ระหว่างโปรเจกต์ พร้อมหมายเลขเวอร์ชัน

→ API key และ credentials ของเครื่องมือต่างๆ ที่ใช้ในโปรเจกต์

→ sample data และคู่มือการป้อนข้อมูล

→ design pattern และ style guide

→ test suite สำหรับตรวจสอบว่าทุกอย่างทำงานได้ถูกต้อง

→ deployment credentials สำหรับเซิร์ฟเวอร์ staging / production

→ release note ที่ทีมรวบรวมข้อด้อยของผลิตภัณฑ์และสิ่งที่เรียนรู้ได้จากความผิดพลาดในอดีต

• เอกสารของโปรเจกต์หรือฟีเจอร์

→ เป้าหมายของฟีเจอร์หรือโปรเจกต์นี้

→ เมื่อเทียบกับฟังก์ชันอื่นในผลิตภัณฑ์ SaaS หรือ ecosystem เดียวกัน แต่ละฟังก์ชันควรทำงานอย่างไร

→ แนวทางการออกแบบ, user flow, และมาตรฐานการเขียนโค้ด

→ ทีมทำงานกับโปรเจกต์หรือฟีเจอร์ตั้งแต่ต้นจนจบอย่างไร รวมถึงแต่ละสภาพแวดล้อม (development, staging, production) และผู้รับผิดชอบการ deploy

→ ปัญหาที่เคยเกิดขึ้นในโปรเจกต์นี้หรือโปรเจกต์ที่คล้ายกันในอดีต และแก้ไขอย่างไร

→ ตอนนี้มีปัญหาอะไรอยู่ และกำลังทำงานกับแนวทางแก้ไขใดบ้าง

[ เคล็ดลับสำหรับบริษัท remote ]

• ส่งของขวัญที่จับต้องได้ให้พนักงานใหม่ในวันเริ่มงานวันแรก

• ผู้จัดการและทีมลีดควรกำหนดความคาดหวังเรื่องการสื่อสารให้ชัดเจนตั้งแต่แรก (เช่น อาจข้าม daily standup ได้ด้วยข้อความใน Slack เพียงข้อความเดียว)

• ตกลงร่วมกันเกี่ยวกับสิ่งสำคัญที่ห้ามพลาด เช่น weekly check-in หรือการประชุมทั้งบริษัท

• เลือกเครื่องมือที่เหมาะสมและทำให้ทั้งบริษัทเห็นพ้องกัน (เช่น ถ้าทุกคนชอบอีเมล การติดตั้ง Slack อาจไม่มีความหมาย)

• หากเป็นไปได้ ควรสนับสนุนค่าอุปกรณ์/สภาพแวดล้อม/อินเทอร์เน็ตเพื่อให้มีสภาพการทำงานที่ดีที่สุด

• ช่วยให้พนักงานใหม่และพนักงานคนอื่นๆ ตั้งขอบเขตได้ชัดเจน (เช่น กรณี flexible work หรือทำงานคนละ time zone)

[ การวัดผลลัพธ์ของ onboarding ]

• ควรส่งแบบสอบถามอย่างน้อยหนึ่งครั้งขึ้นไป (ผู้เชี่ยวชาญด้าน HR แนะนำให้ส่งในวันที่ 7, 30, 60, 90)

• คำถามที่ควรถาม

→ ฉันจะแนะนำ [บริษัทของเรา] ว่าเป็นสถานที่ทำงานที่ดี

→ [บริษัทของเรา] ช่วยสร้างแรงจูงใจให้ฉันก้าวหน้าได้มากกว่าตอนที่ทำบทบาทคล้ายกันในที่อื่น

→ ฉันมั่นใจในการใช้ระบบและเครื่องมือที่จำเป็นต่อบทบาทของฉัน

→ ฉันรู้ชัดว่าฉันยังต้องเรียนรู้อะไรอีกเพื่อทำงานของตัวเองให้ดี

→ ฉันเข้าใจว่าบทบาทของฉันมีส่วนต่อเป้าหมายขององค์กรของ [บริษัทของเรา] อย่างไร

→ จนถึงตอนนี้ บทบาทของฉันสอดคล้องกับที่ระบุไว้ใน JD

[ เริ่มต้นปรับปรุง onboarding ]

• วางแผนตารางและเป้าหมาย : milestone สำคัญในวันแรก สัปดาห์แรก 30 วัน 60 วัน และ 90 วัน

• ให้ทีม HR สนับสนุนผู้จัดการและผู้เกี่ยวข้องทั้งหมด : checklist รายบุคคล, การอบรมผู้จัดการและทีมลีด

• รวมเอกสารเข้าไว้ใน workflow ประจำวัน : สร้างนิสัยการบันทึกการเปลี่ยนแปลงและอัปเดต (เพื่อไม่ให้ส่งเอกสารเก่าก่อนการแก้ไขให้กับพนักงานใหม่)

• ลองมองจากมุมของพนักงานใหม่

"ไม่ว่าจะช่วยพนักงานใหม่ในรูปแบบใด เล็กหรือใหญ่ เขาจะจดจำมันไปอีกหลายปี"

[laeyoung]

บังเอิญว่าวันนี้ก็มีคนที่เข้าทำงานวันแรกพอดี คงต้องทบทวนตัวเองแล้วทำตามเลยครับ ฮือ

[xguru]

• วิธีออนบอร์ดพนักงานใหม่ให้ได้ผลดี - How to onboard a new hire https://th.news.hada.io/topic?id=233

• ขั้นตอนการออนบอร์ดพนักงานใหม่ของ Spotify https://th.news.hada.io/topic?id=2469

[kkamdooong]

2 ข้อด้านบนเป็นการออนบอร์ดสำหรับผู้ที่เพิ่งเข้าร่วมบริษัทใหม่

ส่วน 2 ข้อด้านล่างเป็นการออนบอร์ดสำหรับผู้ใช้ที่เพิ่งเริ่มใช้งานบริการเป็นครั้งแรก

[xguru]

อ๊ะ 555 พอนึกดูอีกทีก็จริงด้วย ฮือๆ แก้ไขไว้แล้วครับ ขอบคุณครับ